پس از تهیه طرح مطالعات اقتصادی پروژه و محاسبه شاخص های مالی و پیش بینی اولیه هزینه های ساخت که با استفاده از دانش پروژه های گذشته و تجارب افراد خبره تهیه می شود ، وارد فاز بودجه بندی پروژه میشویم .
ابتدا لازم است با تعاریف اولیه بودجه بندی آشنا شویم:
بودجه: تخمینی از درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی پروژه که در آینده اتفاق می افتد. در مفهوم نظری یا عام بودجه ، بودجه نوعی پیش بینی است. یعنی پیش بینی اتفاقات مالی از جنس درآمدها و هزینه ها ی پروژه
مدیریت بودجه پروژه: مدیریت صحیح و به موقع ورودی ها( درآمدها )و خروجی ها (هزینه ها) پروژه که در طول مدت زمان عمر پروژه انجام می شود.
ضرورت نیاز به بودجه بندی و مدیریت هزینه ها
بی شک یکی از مهمترین مباحث مدیریت کلان پروژه ها توازن بین هزینه ها و درآمدها یا همان منابع و مصارف پروژه می باشد.
در این راستا یکی از مهمترین وظایف در حوزه مدیریت پروژه و متخصصین کنترل پروژه در دفتر PMO ورود به مبحث بودجه بندی پروژه ها می باشد.
متخصصین کنترل پروژه در دفتر PMO حتما می باید در اولین گام برنامه ریزی بودجه تهیه درخت هزینه ها و همان CBS را در دستور کار خود قرار دهند. در این مرحله ممکن است احجام نیز وجود نداشته باشد و یا دقیق نباشد. که بر اساس دانش سوابق پروژه ها و دانش افراد فنی، نقشه های اولیه و .. بودجه بندی اولیه انجام میشود.
اگر بودجه بندی در برنامه ها و پروژه های یک شرکت اصولی انجام نشود و فقط از دانش تجربی خبرگان استفاده کنیم ممکن است فقط هزینه های عملیاتی از منظر اجرایی عنوان شود و سایز هزینه ها مانند مطالعات ، مجوزات ، انشعابات ، هزینه های دفتری و ...در برآورد آنها مطرح نشود و این کار باعث می شود از هزینه تمام شده و یا به عبارتی قیمت تمام شده پروژه دور شویم ...
روش های تخمین بودجه پروژه
سه نوع تخمین در پروژه ها وجود دارد:
1- تخمین سطحی
این توع تخمین سطحی است و بیشتر در طرح توجیه اقتصادی این تخمین انجام میشود . که منبع آن تجارب گذشته و یا نظر افراد خبره است. این بودجه دیتیل اجرایی ندارد. و حتی ممکن است از استعلام از بازار تهیه شده باشد.
2- تخمین بودجه کلی و یا اولیه
این نوع تخمین کلی است ودر فرآیندهای برنامه ریزی اولیه استفاده می شود . که با روش بالا به پایین انجام می شود. این روش مطابق دانش افراد خبره و یا سوابق پروژه های پیشین انجام میشود . در برنامه ریزی از بالا به پایین ابتدا مدیر عالی اهداف کلان را تعیین میکند. این اهداف بر اساس سیاستهای سازمان و یا بنگاه اقتصادی میباشد. به عنوان مثال سیاست قیمت تمام شده و یا قیمت فروش محصول پروژه می باشد .
برای تهیه بودجه اولیه مناسب است ولی بعد از براورد بودجه در این روش برای رسیدن به بودجه دقیق تر می باید از روش سوم استفاده نمود.
در این گام بودجه کلان پروژه تنظیم می شود به عبارتی مطابق با سیاست ساخت پروژه که در طرح توجیهی اولیه تهیه شده است بودجه دراین مرحله تنظیم میشود . اینکه مدیریت ارشد سازمان بداند محصول نهایی پروژه به ازای هر متر مربع چه مقدار برآورد میشود. این قدم پایه گذار روش تفصیلی بودجه است
3- تخمین قطعی و تفصیلی
این دقیقترین نوع تخمین است ودر مراحل پایانی فرآیندهای طرح ریزی انجام می شود و با روش تخمین از پایین به بالا تهیه می شود . ورودی این تخمین متره و برآورد و یا اعلان نظر تیم مهندسی مطابق با کانسپت و نقشه های پروژه است.
در این روش تخمین جزئیات عناصر هر کار مثل نیروی انسانی و مواد اولیه و میزان تغییرات آن محاسبه می شود. هرکدام از اجزاء پروژه نیازهای مالی تعریف شده خود را دارند که نهایتا سبب پیش بینی کل هزینه می شود.
به هنگام تعریف بودجه موارد زیر را باید در نظر داشت:
• پروژه را فازبندی کنید.
• تعریف حداکثر حجم کاری مورد نیاز برای تکمیل هر فاز(ساعات کاری پرسنل)
• هزینه تجهیزات را از یاد نبرید.
• ریسک ها و محددیت ها را در نظر بگیرید.
فرآیند بودجه بندی و مدیریت هزینه پروژه
در این فرآیند که مطابق چرخه PDCA میباشد
· تهیه کانسپت ( مشخصات) اولیه پروژه
· تهیه ساختار کلان شکست پروژه WBS
· تهیه ساختار شکست هزینه ها ( درخت هزینه ) می باشد.
· تهیه احجام و متره پروژه و دریافت نقشه ها
· برآورد منابع ( نیروی انسانی ، مصالح ، و تجهیزات ) مورد نیاز پروژه مطابق با مشخصات فنی
· تصویب بودجه پروژه
· کنترل و گزارش بودجه عملیاتی در اجرا
· بازبینی و اصلاح بودجه
عوامل موثر در بودجه بندی پروژه
در پیش بینی بودجه پروژه عوامل زیادی هستند که در برنامه ریزی بودجه تاثیر گذار هستند که می باید در محیط پروژه مورد توجه قرار گیرند.
عوامل محیطی : عواملی از قبیل دستور العمل های ابلاغی از طرف سازمانهای حاکمیتی ، عواملی همچون تحریم ، تورم و ...
عوامل فنی : از قبیل تغییر نقشه ها و یا تغییرات در نوع و کیفیت مصالح اجرایی
عوامل جغرافیایی : محدودیت های فاصله ، شرایط دسترسی به محل پروژه حتما می باید در پیش بینی بودجه در نظر گرفته شود.
عوامل آب و هوایی: شرایط و بروارد هزینه های پروژه در موقعیتهای آب و هوایی مختلف (منلطق گرمسیر ، سردسیر، مناطق با بارندگی های مداوم و ...) در بودجه بندی پروژه تاثیر گذار می باشد.
عوامل انسانی : دسترسی به منابع انسانی در موقعیت های خاص حتما می باید در نظر گرفته شود.
سخن آخر
متخصصین کنترل پروژه می باید در ابتدا ( قبل از تصویب و شروع عملیات اجرایی)و در مدت ا جرای پروژه ها ، بودجه بندی پروژه را با استفاده از مکانیزم های امکانسنجی طرح و متد های کاری از جمله EVM در دستور کار خود قرار دهند.
اگر بودجه بندی در برنامه ها و پروژه های یک شرکت اصولی انجام نشود و فقط از دانش تجربی خبرگان استفاده کنیم ممکن است فقط هزینه های عملیاتی از منظر اجرایی عنوان شود و سایز هزینه ها مانند مطالعات ، مجوزات ، انشعابات ، هزینه های دفتری و ...در برآورد آنها مطرح نشود و این کار باعث می شود از هزینه تمام شده و یا به عبارتی قیمت تمام شده پروژه دور شویم .
