استفاده از شیوه های مناسب در زمینه انتخاب پیمانکار باصلاحیت و در نهایت جلوگیری از هدر رفتن منابع پروژه از اهمیت ویژه ای در پروژه ها برخوردار

است .

 ارزیابی  کیفی پیمانکاران عبارت است از ارزیابی خدمات ، تجهیزات و توان  مالی و مديريتي و تخصصي پيمانكاران شرکت کننده در مناقصات  پروژه ، که توسط تیم ارزیابی  مورد بررسی قرار می گیرد.

 

یکی از عوامل موفقیت و یا عدم موفقیت در پروژه ها   انتخاب پیمانکاران با صلاحیت می باشد . در همین راستا توجه به توانمندیهای  پیمانکاران(شاخص های ارزیابی) و اهداف پروژه(عوامل موفقیت پروژه) به صورت همزمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است . سازمان‌ پروژه تلاش میکند  که با انتخاب و هدایت پیمانکاران با صلاحیت، پروژه‌های خود را در چارچوب سه شاخص کلیدی پروژه یعنی  هزینه، زمان و کیفیت مطابق با اهداف تعریف شده به پایان برسانند.

عدم تسلط پیمانکاران به دستورالعمل‌های فنی و اجرایی، عدم تامین نقدینگی مورد نیاز و ضعف در تامین تجهیزات مورد نیاز در عملیات اجرایی باعث ایجاد تاخیر، و یا نقص در عملیات اجرایی پروژه که هر دو عامل تاثیر مستقیم بر قیمت تمام شده پروژه دارد..

ارزیابی و انتخاب پیمانکاران با صلاحیت اجرایی ، یک قسمت مهم از فرآیند ساخت در پروژ ه است، زیرا پیمانکاران از عوامل اصلی تبدیل منابع مصرف شده در پروژه  به محصول نهایی به حساب می آیند.

 

از جمله عوامل تاخیرد پروژه ها و یا عدم موفقیت که پیمانکار در آ ن تاثیر دارد می توان به موارد ذیل اشاره نمود :

·       انتخاب پیمانکار به علت قیمت پایین در موضوع قرارداد

·       ضعف در مدیریت اجرایی پیمانکار

·       عدم برنامه ریز یو ضعف در برنامه ریز ی وکنترل پروژه

·       تجربه ناکافی پیمانکار

·       مشکلات مالی پیمانکار

·       عملکرد ضعیف پیمانکار

در شرایط کنونی بسیار لازم است با استفاده از مکانیزم ها و روش های استاندارد ، مدلی را برای سازمان تدوین نمود تا کمترین تاثیر ناموفقیت محصول نهایی پروژه را شاهد باشیم .

 

ابتدا لازم است تعاریف اولیه جهت شروع این مطلب در نظر بگیریم :

پیمانکار : شخص حقیقی یا حقوقی است که جهت اجرای عملیات موضوع پیمان (طراحی،ساخت ، نصب ، تامین ) با او قرارداد منعقد میشود.  

تیم ارزیابی:تیمی ارزیابی پیمانکاران متشکل از مدیر پروژه مربوطه مسئول تیم مهندسی و مسئول  امور قراردادها ی پروژه می باشد. که با استفاده از مکانیزم و شاخص های تعریف مطرح شده، ارزیابی پیمانکاران را مورد بررسی قرار می دهند .

کارفرما :شخصیتی حقوقی است که قرارداد را امضاء می کند و انجام خدمات موضوع قرارداد را واگذار می نماید.

مدیر پروژه :شخصی که مسئوليت راهبري و انجام اثربخش مراحل اجراي پروژه از آغاز تا مرحله اختتام را به عهده دارد.

شاخص  ارزشيابي: عددي است كه مرتبه ( امتیاز ) هر يك از پيمانكاران را، در مقايسه با ديگر پيمانكاران در حوزه های تعیین شده در این دستور العمل  ( مطابق جدول شماره 1)  نشان ميدهد .

 

معیار ها و شاخص های ارزیابی :

1.       تجریه در زمینه مورد نظر ( سابقه اجرایی)

2.      حسن سابقه و رضایت در کارهای قبلی

3.     توان مالی و پشتیبانی

4.     توان تجهیزاتی

5.      توان مدیریتی و فنی و برنامه ریزی

سابقه اجرایی :

ارزیابی تجربه و سابقه اجرایی بر اساس اطلاعات مربوط به تعداد و نوع کارهای اصلی و مشابه انجام شده پیمانکار در یک دوره مشخص ( 5 ساله) گذشته تعیین میشود ، حداکثر امتیاز در صورتی احراز میشود که حجم معادل یا بیشتر از موضوع مناقصه در هر سال توسط پیمانکار اجرا شده باشد و برای مقادیر کمتر امتیاز تجریه به تناسب کاهش می یابد.

ارائه گواهی صلاحیت پیمانکاری از اهمیت ویژه ای برخوردار است .

گواهی نامه صلاحیت پیمانکاری توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری صادر میشود.

 

حسن سابقه و رضایت در کارهای قبلی

برای تعیین امتیاز حسن سابقه در کارهای قبلی اخذ اطلاعات 5 سال گذشته موضوع و مبلغ قراردادها و نام و نشانی پروژه و سرمایه گذار مورد بررسی قرار می گیرد . امتیاز ارزیابی کارفرمایان کارهای قبلی نسبت به مواردی نظیر کیفیت کار ، کفایت کادر فنی ، انجام بموقع ، و همکاری با کارفرما و عدم ورود به مباحث حقوقی در دوران پروژه مشخص میشود.

توان مالی:

امتیاز توان مالی تشخیص سازمان بررسی کننده بر اساس مستندات ارائه شده پیمانکار مشخص میشود که شامل :

·        میزان دارایی های ثابت

·        مبلغ قراردادهای فعال و جاری

·        قبول شرایط پرداخت شرکت ( تهاتر و...)

·        مبلغ مطالبات ناشی از صورت وضعیت ها و سایر موارد

توان تجهیزاتی

ارزیابی توان تجهیزاتی از طریق اعلام لیست تجهیزات و دستگاه ها . ماشین آلات مرتبط با نیاز پروژه بر مبنای ارزش ریالی تجهیزات و بازدید میدانی صورت می پذیرد.

 

توان مدیریتی ، فنی و برنامه ریزی

میزان امتیاز فنی و برنامه ریزی بر اساس معیارهای زیر محاسبه میشود:

·        مدارک و امتیازات (گرید) سازمانی

·        کفایت کارکنان کلیدی از نظر دانش و تجریه کاری

·        کفایت کادر فنی

·        امکانات و تجهیزات فنی و مهندسی

·        وجود تشویق نامه ها ، گواهی نامه ها ، عضویت در نهاد ها و سازمان ها

 

جدول ارزیابی پیمانکاران

پس از بررسی 5 شاخص مطرح شده بالا ، تیم ارزیابی پروژه جهت ارزیابی پیمانکاران مطابق فرمت و جدول زیر ، در دستور کار قرار می دهند.

 

مطابق دستور العمل سازمانی و نظر تیم ارزیابی، ارزش و وزن هر شاخص مطابق با اهمیت آن تعریف میشود . وزن هر شاخص عددی است از 100 درصد می باشد .جمع کل وزن معیارها می باید در نهایت 100% شود .

امتیاز هر شاخص: عددی است که هر کردام از اعضا تیم ارزیابی به پیمانکار مربوطه مطابق شاخص های عنوان شده می دهد.

امتیاز از کل : حاصل ضرب وزن هر معیار در امتیاز دریافت شده پیمانکار می باشد.

 

در پایان باید به این نکته اشاره نمود ، مدل و شاخص های ارزیابی در پروژه مربوط به همان سازمان می باشد که تدوین شده است . ولی این محتوی برگرفته ای از مدول و شاخص های یکسان جهت ارزیابی پیمانکاران شرکت کننده در مناقصات پروژه می باشد.

ادامه مطلب

تاثیر جریان نقدینگی در مدیریت پروژه

در بازار رقابتی کنونی کارفرمایان و پیمانکاران زیادی هستند که با استفاده از مدل ها و تکنیک های موجود سعی بر کاهش هزینه تمام شده پروژه خود دارند . بی شک در شرایط رکود اولین مولفه موفقیت در بازار رقابتی کاهش هزینه ها و بالا بردن سود است .

 

با استفاده از روش های تامین مالی به موقع در پروژه می توان نقدینگی منابع را در مدت اجرای پروژه مدیریت نمود . تامین مالی به موقع یکی از موثر ترین عوامل، موفقیت در  انجام به موقع پروژه ها است.

بر اساس شرایط موجود در پروژه ها از جمله عوامل مهم در تاخیرات و عدم انجام به موقع در پروژه ها می توان به دلایل زیر اشاره نمود.

·        عدم بموقع پرداخت ها

·        برآوردها و طراحی نامناسب

·        برنامه ریزی نامناسب

·        تغییرات در نقشه ها

·        ضعف پیمانکار

·        و..

به عبارتی عدم برآورد و برنامه ریزی دقیق و تامین بودجه در مدت زمان اجرا پروژه، یکی از عوامل مهم تاخیر در تعهدات پیمانکاران و تامین کنندگان پروژه است.

 

 

هزینه های ناشی ازتاخیرپروژه تاثیرات و عواقبی را به دنبال دارد  که سازمان پروژه  را از اهداف اصلی تعریف شده خود دور می سازد.

برخی از عواقب تاخیر در زمانبندی محصول پروژه می توان به موارد ذیل اشاره نمود.

·        هزینه دیررسیدن به بهره برداری یا سودازدست رفته

·        هزینه ناشی ازگران شدن منابع مصرفی

·        افزایش هزینه منابع کاری

·        هزینه تمدیدمجوزها وپیمان نامه ها

·        هزینه بهره سرمایه مصرف شده

 

در این راستا یکی از مهمترین وظایف در حوزه مدیریت پروژه و متخصصین کنترل پروژه ورود به مبحث بودجه بندی و تهیه و مدیریت جریان نقدینگی پروژه ها مطابق با زمانبندی مصوب است.

جریان نقدینگی (Cash Flow) را درابتدای پروژه برآورد و در طول مدت اجرای پروژه می باید مدیریت نماییم.

 جریان نقدینگی پروژه چیست :

جریان نقدینگی در سازمان مانند جریان خون در بدن است. بی شک یکی از مهمترین مباحث مدیریت کلان پروژه ها ، مدیریت و کنترل بر قیمت تمام شده پروژه می باشد . به عبارتی توازن بین هزینه ها و درآمدها یا همان منابع و مصارف پروژه است.

جریانات نقدی یک شرکت در واقع دماسنج مالی برای مدیران است لذا مدیران به دنبال تحلیل و مدیریت جریانات نقدی هستند تا بتوانند هزینه ها و درآمد های خود را کنترل کنند و نتیجه تصمیم گیـری مناسب تری در فعالیتهای جاری پروژه خود داشته باشند.

 

جریان نقدینگی در حقیقت برآورد مقدار پول در دسترس پروژه از روی مقادیر دریافتی و پرداختی در مقاطع مختلف پروژه می باشد. شما وقتی می توانید جریان نقدینگی را به طور کامل برآورد کنید که کلیه کارهای پروژه، نحوه انجام آنها و زمان انجام آن کارها مشخص شده باشد.

 

 

متخصصین کنترل پروژه حتما می باید در ابتدا ( قبل از تصویب و شروع عملیات اجرایی)و در مدت اجرای پروژه ها ،  بودجه بندی پروژه را با  استفاده از روش ها و مدل های بودجه بندی در دستور کار خود قرار دهند.

نمونه‌ای از هزینه‌های پروژه:

·       خرید مواد و مصالح،

·       خرید تجهیزات

·       نیروی انسانی

·       خرید زمین

·       مجوزات

·       طراحی

·       و..

درآمدهای پروژه:

از جمله درآمدهای پروژه می توان به پیش فروش و یا فروش محصول پروژه در قالب ، سهام ، تهاتر و یا فروش نقدی اشاره نمود .

 

عدم وجود بودجه بندی اصولی و دقیق باعث میشود در طول عمر پروژه تمام خرید ها و پیمانها بر اساس خواسته و نظرات افراد تامین و یا اجرا شود و در نهایت قیمت تمام شده پروژه رقمی شود که شاخص های درآمدی ما را تحت تاثیر قراردهد.

موضوع مهم دیگر روش های تامین مالی پروژه می باشد که باعث تاثیر مستقیم در قیمت تمام شده پروژه میشود. با توجه به تقدینگی کم در پروژه ها بیشتر پیمانکاران و سازندگان ترجیح می دهند از طریق سهام ، پیش فروش و یا اعتبارهای بانکی بودجه مورد نیاز خود را جهت تامین نقدینگی پروژه تامین کنند. که هر کدام از این روش ها مسلما بهره و یا امتیازهای را برای مشتریان و شرکا بدنبال دارد .

 

 

حوزه های کاری در نظام بودجه بندی پروژه ها:

جهت پیاده سازی و بودجه بندی در پروژه می باید این سه گروه در حوزه های زیر در تعامل باشند.

 

    واحد برنامه ریزی هدف گذاری ، برنامه ریزی ، بودجه بندی را به عهده دارد.

واحد مالی مدیریت منابع و مصارف ، مدیریت قراردادها ، مدیریت خرید  را به عهده دارد.

واحد اجرایی مدیریت پروژه ها ، مدیریت پیمانکاران ، مدیریت اسناد و مدارک فنی ، ارزیابی پیمانکاران را به عهده دارد.

 

حوزه اجرایی

حوزه اجرا بعنوان یکی از مهمترین فرآیندهای اصلی سازمان توسط مدیران پروژه و عوامل متخصص مربوطه پیگیری و اقدام شده و پاسخگوی انتظارات و نتایج اقدامات در چارچوب اهداف " کیفیت ، هزینه ،زمان " خواهند بود.

حوزه برنامه ریزی

در چرخه عمر هر یک از پروژه ها با توجه به اهداف و منشور پروژه ، فعالیتها پروژه را مطابق با ساختاری شکست (WBS) تنظیم شده  پروژه برنامه ریزی و کنترل می نماید . در این مرحله از کار می باید برنامه ریزی بودجه پروژه بر اساس ساختاری شکست (CBS) تنظیم شود .

حوزه مالی

حوزه مالی در طول مدت اجرای پروژه با تامین منابع مالی پروژه و همچنین با مدیریت در بخش قراردادهای اجرا و تامین و برآورد نمودن نیازمندی های مالی بخش اجرایی نقش مهمی در روند اجرایی پروژه خواهد داشت.

 

تاثیر مدیریت جریان نقدی و توزیع بودجه در اجرای پروژه

مدیریت جریان نقدینگی مهمترین وظیفه مدیر پروژه است که با همکاری دفتر برنامه ریزی و کنترل پروژه انجام میشود.

مدیریت جریان نقدی در واقع مدیریت پول مورد نیاز برای تحویل پروژه می باشد..

زمانیکه منابع پروژه برنامه ریزی و برآورده شد، خیلی مهم است که مدیر پروژه زمانبندی و جدول برنامه ریزی منابع پروژه را مطابق زمانبندی تدوین شده بررسی کند تا از همتراز بودن منابع اطمینان حاصل کند. به عبارت دیگر، تخصیص منابع بیش از اندازه نباشد این موضوع باعث میشود جریان نقدینگی پیش بینی شده مطابق با زمانبندی مصوب تناسب داشته و در طول اجرای پروژه، سازمان باعث محدودیت های مالی نشود.. چنانچه در مراحل اولیه متوجه این خطاها نشویم، ما را به سمت هزینه‌های برنامه‌ریزی نشده سوق خواهد داد.

تمامی فرانیدهای پروژه در کنار هم برای رسیدن به محصول پروژه در خدمت هستند.مدیریت پروژه با همکاری تیم فنی و برنامه ریزی پروژه با برآورد دقیق بودجه مورد نیاز پروژه و درخواست اعلام نقدینگی در زمان های مورد نظر یکی از مهمترین عوامل موثر در اجرای به موقع عملیات اجرایی پروژه را آماده می سازد.

موضوع برآورد هزينه مصالح و تجهيزات و محاسبه هزينه كارهاي مهندسي، ساخت، عمليات اجرايي نصب و راه‌اندازي پروژه،اهميت خاص دارد. اكثر كارفرما‌ها و پيمانكاران با استفاده از كارشناسان ورزيده و بكارگيري فنون ويژه، در برآورد و پيش‌بيني دقیق هزينه‌هاي اجراي پروژه، تلاش  مي‌كنند .

با برنامه ریزی و براورد دقیق هزینه های پروژه می توان زمانبندی عملیات اجرای پروژه را در در زمانهایی مقرر به اتمام برسانید.

کنترل شاخص های بودجه در پروژه :

واضح است که وقتی جریان نقدینگی پروژه را تهیه می‌کنید چون اطلاعات آن از جنس پول است بیشتر از دیگر مباحث پروژه موردتوجه قرار گیرد این موضوع باعث میشود تمامی ذینفعان کلیدی پروژه با وضعیت بودجه برآورد شده را با هزینه واقعی پروژه در طول مدت اجرای رصد و کنترل نمایند.

 

 

از مهمترین شاخص های کنترلی ، مقایسه هزینه واقعی صرف شده با پیشرفت فیزیکی پروژه در دوره های کاری میباشد. مسلما انحراف زمانبندی و بودجه از عوامل مهم بازبینی و اصلاحات برنامه ریزی می باشد.

 

شاخص های کنترلی هزینه در طول مدت اجرای پروژه به شرح ذیل می باشد:

 

هزینه واقعیActual costیا AC

هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار می باشد که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می شود. هرگاه صحبت ازAC به میان می‌آید، مجموعAC تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه  مدنظر خواهد بود.

 

ارزش برنامه‏اي (PV & BCWS) :

    ارزش برنامه‏اي (PV) را هزينه‏ي بودجه شده براي کار زمان‏بندي شده (BCWS) تعريف مي‏نمايند و آن بخشي از هزينه‏ي براوردي برنامه‏ريزي شده‏ي مصوبي است که در طول يک دوره‏ي معين از فعاليت خرج مي‏شود . در واقع ارزش‏هاي برنامه‏اي همان بودجه‏ي تخصيصي در هر دوره‏ي زماني از مدت زمان فعاليت‏ها مي‏باشد که در شروع پروژه برآورد مي‏گردد.

PV=Plan% Complete * BAC

به عبارتی درصد پیشرفت  برنامه ای پروژه در بودجه کل پروژه

BAC :معادل بودجه کل پروژه است که در ابتدا برنامه ریزی شده است.

Plan% Complete :معادل درصد پیشرفت برنامه ای پروژه

 

ارزش کسب شده-Earned ValueیاEV--

ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار

 

در بخش های بعد به تحلیل و بررسی این شاخص ها در طول مدت پروژه می پردازیم

 

 

 

ادامه مطلب

 

در بازار رقابتی کنونی کارفرمایان و پیمانکاران زیادی هستند که با استفاده از مدل ها و تکنیک های موجود سعی بر کاهش هزینه تمام شده پروژه خود دارند . بی شک در شرایط رکود اولین مولفه موفقیت در بازار رقابتی کاهش هزینه ها و بالا بردن سود است .

هدف اصلی یک بنگاه اقتصادی

 

با استفاده از روش های تامین مالی به موقع در پروژه می توان نقدینگی منابع را در مدت اجرای پروژه مدیریت نمود . تامین مالی به موقع یکی از موثر ترین عوامل، موفقیت در  انجام به موقع پروژه ها است.

بر اساس شرایط موجود در پروژه ها از جمله عوامل مهم در تاخیرات و عدم انجام به موقع در پروژه ها می توان به دلایل زیر اشاره نمود.

·        عدم بموقع پرداخت ها

·        برآوردها و طراحی نامناسب

·        برنامه ریزی نامناسب

·        تغییرات در نقشه ها

·        ضعف پیمانکار

·        و..

به عبارتی عدم برآورد و برنامه ریزی دقیق و تامین بودجه در مدت زمان اجرا پروژه، یکی از عوامل مهم تاخیر در تعهدات پیمانکاران و تامین کنندگان پروژه است.

  

هزینه های ناشی ازتاخیرپروژه تاثیرات و عواقبی را به دنبال دارد  که سازمان پروژه  را از اهداف اصلی تعریف شده خود دور می سازد.

برخی از عواقب تاخیر در زمانبندی محصول پروژه می توان به موارد ذیل اشاره نمود.

o      هزینه دیررسیدن به بهره برداری یا سودازدست رفته

o      هزینه ناشی ازگران شدن منابع مصرفی

o      افزایش هزینه منابع کاری

o      هزینه تمدیدمجوزها وپیمان نامه ها

o      هزینه بهره سرمایه مصرف شده

 

در این راستا یکی از مهمترین وظایف در حوزه مدیریت پروژه و متخصصین کنترل پروژه ورود به مبحث بودجه بندی و تهیه و مدیریت جریان نقدینگی پروژه ها مطابق با زمانبندی مصوب است.

جریان نقدینگی (Cash Flow) را درابتدای پروژه برآورد و در طول مدت اجرای پروژه می باید مدیریت نماییم.

 جریان نقدینگی پروژه چیست :

جریان نقدینگی در سازمان مانند جریان خون در بدن است. بی شک یکی از مهمترین مباحث مدیریت کلان پروژه ها ، مدیریت و کنترل بر قیمت تمام شده پروژه می باشد . به عبارتی توازن بین هزینه ها و درآمدها یا همان منابع و مصارف پروژه است.

جریانات نقدی یک شرکت در واقع دماسنج مالی برای مدیران است لذا مدیران به دنبال تحلیل و مدیریت جریانات نقدی هستند تا بتوانند هزینه ها و درآمد های خود را کنترل کنند و نتیجه تصمیم گیـری مناسب تری در فعالیتهای جاری پروژه خود داشته باشند.

 

جریان نقدینگی در حقیقت برآورد مقدار پول در دسترس پروژه از روی مقادیر دریافتی و پرداختی در مقاطع مختلف پروژه می باشد. شما وقتی می توانید جریان نقدینگی را به طور کامل برآورد کنید که کلیه کارهای پروژه، نحوه انجام آنها و زمان انجام آن کارها مشخص شده باشد.

 

 

متخصصین کنترل پروژه حتما می باید در ابتدا ( قبل از تصویب و شروع عملیات اجرایی)و در مدت اجرای پروژه ها ،  بودجه بندی پروژه را با  استفاده از روش ها و مدل های بودجه بندی در دستور کار خود قرار دهند.

نمونه‌ای از هزینه‌های پروژه:

·       خرید مواد و مصالح،

·       خرید تجهیزات

·       نیروی انسانی

·       خرید زمین

·       مجوزات

·       طراحی

·       و..

درآمدهای پروژه:

از جمله درآمدهای پروژه می توان به پیش فروش و یا فروش محصول پروژه در قالب ، سهام ، تهاتر و یا فروش نقدی اشاره نمود .

 

عدم وجود بودجه بندی اصولی و دقیق باعث میشود در طول عمر پروژه تمام خرید ها و پیمانها بر اساس خواسته و نظرات افراد تامین و یا اجرا شود و در نهایت قیمت تمام شده پروژه رقمی شود که شاخص های درآمدی ما را تحت تاثیر قراردهد.

موضوع مهم دیگر روش های تامین مالی پروژه می باشد که باعث تاثیر مستقیم در قیمت تمام شده پروژه میشود. با توجه به تقدینگی کم در پروژه ها بیشتر پیمانکاران و سازندگان ترجیح می دهند از طریق سهام ، پیش فروش و یا اعتبارهای بانکی بودجه مورد نیاز خود را جهت تامین نقدینگی پروژه تامین کنند. که هر کدام از این روش ها مسلما بهره و یا امتیازهای را برای مشتریان و شرکا بدنبال دارد .

 

 

حوزه های کاری در نظام بودجه بندی پروژه ها:

جهت پیاده سازی و بودجه بندی در پروژه می باید این سه گروه در حوزه های زیر در تعامل باشند.

 

  

 

 

    

واحد برنامه ریزی هدف گذاری ، برنامه ریزی ، بودجه بندی را به عهده دارد.

واحد مالی مدیریت منابع و مصارف ، مدیریت قراردادها ، مدیریت خرید  را به عهده دارد.

واحد اجرایی مدیریت پروژه ها ، مدیریت پیمانکاران ، مدیریت اسناد و مدارک فنی ، ارزیابی پیمانکاران را به عهده دارد.

 

حوزه اجرایی

حوزه اجرا بعنوان یکی از مهمترین فرآیندهای اصلی سازمان توسط مدیران پروژه و عوامل متخصص مربوطه پیگیری و اقدام شده و پاسخگوی انتظارات و نتایج اقدامات در چارچوب اهداف " کیفیت ، هزینه ،زمان " خواهند بود.

حوزه برنامه ریزی

در چرخه عمر هر یک از پروژه ها با توجه به اهداف و منشور پروژه ، فعالیتها پروژه را مطابق با ساختاری شکست (WBS) تنظیم شده  پروژه برنامه ریزی و کنترل می نماید . در این مرحله از کار می باید برنامه ریزی بودجه پروژه بر اساس ساختاری شکست (CBS) تنظیم شود .

حوزه مالی

حوزه مالی در طول مدت اجرای پروژه با تامین منابع مالی پروژه و همچنین با مدیریت در بخش قراردادهای اجرا و تامین و برآورد نمودن نیازمندی های مالی بخش اجرایی نقش مهمی در روند اجرایی پروژه خواهد داشت.

 

تاثیر مدیریت جریان نقدی و توزیع بودجه در اجرای پروژه

مدیریت جریان نقدینگی مهمترین وظیفه مدیر پروژه است که با همکاری دفتر برنامه ریزی و کنترل پروژه انجام میشود.

مدیریت جریان نقدی در واقع مدیریت پول مورد نیاز برای تحویل پروژه می باشد..

زمانیکه منابع پروژه برنامه ریزی و برآورده شد، خیلی مهم است که مدیر پروژه زمانبندی و جدول برنامه ریزی منابع پروژه را مطابق زمانبندی تدوین شده بررسی کند تا از همتراز بودن منابع اطمینان حاصل کند. به عبارت دیگر، تخصیص منابع بیش از اندازه نباشد این موضوع باعث میشود جریان نقدینگی پیش بینی شده مطابق با زمانبندی مصوب تناسب داشته و در طول اجرای پروژه، سازمان باعث محدودیت های مالی نشود.. چنانچه در مراحل اولیه متوجه این خطاها نشویم، ما را به سمت هزینه‌های برنامه‌ریزی نشده سوق خواهد داد.

تمامی فرانیدهای پروژه در کنار هم برای رسیدن به محصول پروژه در خدمت هستند.مدیریت پروژه با همکاری تیم فنی و برنامه ریزی پروژه با برآورد دقیق بودجه مورد نیاز پروژه و درخواست اعلام نقدینگی در زمان های مورد نظر یکی از مهمترین عوامل موثر در اجرای به موقع عملیات اجرایی پروژه را آماده می سازد.

موضوع برآورد هزينه مصالح و تجهيزات و محاسبه هزينه كارهاي مهندسي، ساخت، عمليات اجرايي نصب و راه‌اندازي پروژه،اهميت خاص دارد. اكثر كارفرما‌ها و پيمانكاران با استفاده از كارشناسان ورزيده و بكارگيري فنون ويژه، در برآورد و پيش‌بيني دقیق هزينه‌هاي اجراي پروژه، تلاش  مي‌كنند .

با برنامه ریزی و براورد دقیق هزینه های پروژه می توان زمانبندی عملیات اجرای پروژه را در در زمانهایی مقرر به اتمام برسانید.

کنترل شاخص های بودجه در پروژه :

واضح است که وقتی جریان نقدینگی پروژه را تهیه می‌کنید چون اطلاعات آن از جنس پول است بیشتر از دیگر مباحث پروژه موردتوجه قرار گیرد این موضوع باعث میشود تمامی ذینفعان کلیدی پروژه با وضعیت بودجه برآورد شده را با هزینه واقعی پروژه در طول مدت اجرای رصد و کنترل نمایند.

 

 

از مهمترین شاخص های کنترلی ، مقایسه هزینه واقعی صرف شده با پیشرفت فیزیکی پروژه در دوره های کاری میباشد. مسلما انحراف زمانبندی و بودجه از عوامل مهم بازبینی و اصلاحات برنامه ریزی می باشد.

 

شاخص های کنترلی هزینه در طول مدت اجرای پروژه به شرح ذیل می باشد:

 

هزینه واقعیActual costیا AC

هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار می باشد که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می شود. هرگاه صحبت ازAC به میان می‌آید، مجموعAC تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه  مدنظر خواهد بود.

 

ارزش برنامه‏اي (PV & BCWS) :

    ارزش برنامه‏اي (PV) را هزينه‏ي بودجه شده براي کار زمان‏بندي شده (BCWS) تعريف مي‏نمايند و آن بخشي از هزينه‏ي براوردي برنامه‏ريزي شده‏ي مصوبي است که در طول يک دوره‏ي معين از فعاليت خرج مي‏شود . در واقع ارزش‏هاي برنامه‏اي همان بودجه‏ي تخصيصي در هر دوره‏ي زماني از مدت زمان فعاليت‏ها مي‏باشد که در شروع پروژه برآورد مي‏گردد.

PV=Plan% Complete * BAC

به عبارتی درصد پیشرفت  برنامه ای پروژه در بودجه کل پروژه

BAC :معادل بودجه کل پروژه است که در ابتدا برنامه ریزی شده است.

Plan% Complete :معادل درصد پیشرفت برنامه ای پروژه

 

ارزش کسب شده-Earned ValueیاEV--

ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار

 

 

ادامه مطلب

پس از تهیه طرح مطالعات اقتصادی پروژه و محاسبه شاخص های مالی و پیش بینی اولیه هزینه های ساخت که با استفاده از دانش پروژه های گذشته و تجارب افراد خبره تهیه می شود  ، وارد فاز بودجه بندی پروژه میشویم .

ابتدا لازم است با تعاریف اولیه بودجه بندی آشنا شویم:

بودجه: تخمینی از درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی پروژه که در آینده اتفاق می افتد. در مفهوم نظری یا عام بودجه ، بودجه نوعی پیش بینی است. یعنی پیش بینی اتفاقات مالی از جنس درآمدها و هزینه ها ی پروژه

 

مدیریت بودجه پروژه: مدیریت صحیح و به موقع ورودی ها( درآمدها )و خروجی ها (هزینه ها) پروژه که در طول مدت زمان عمر پروژه انجام می شود.

ضرورت نیاز به بودجه بندی و مدیریت هزینه ها

بی شک یکی از مهمترین مباحث مدیریت کلان پروژه ها توازن بین هزینه ها و درآمدها یا همان منابع و مصارف  پروژه می باشد.

در این راستا یکی از مهمترین وظایف در حوزه مدیریت پروژه و متخصصین کنترل پروژه در دفترPMO ورود به مبحث بودجه بندی پروژه ها می باشد.

متخصصین کنترل پروژه در دفترPMO حتما می باید در اولین گام برنامه ریزی بودجه تهیه درخت هزینه ها و همانCBS را در دستور کار خود قرار دهند. در این مرحله ممکن است احجام نیز وجود نداشته باشد و یا دقیق نباشد. که بر اساس دانش سوابق پروژه ها و دانش افراد فنی، نقشه های اولیه و .. بودجه بندی اولیه انجام میشود.

 

اگر بودجه بندی در برنامه ها و پروژه های یک شرکت اصولی انجام نشود و فقط از دانش تجربی خبرگان استفاده کنیم ممکن است فقط هزینه های عملیاتی از منظر اجرایی عنوان شود و سایز هزینه ها مانند مطالعات ، مجوزات ، انشعابات ، هزینه های دفتری و...در برآورد آنها مطرح نشود و این کار باعث می شود از هزینه تمام شده و یا به عبارتی قیمت تمام شده پروژه دور شویم...

 

روش های تخمین بودجه پروژه

سه نوع تخمین در پروژه ها وجود دارد:

 

 

1- تخمین سطحی

این توع تخمین سطحی است و بیشتر در طرح توجیه اقتصادی این تخمین انجام میشود . که منبع آن تجارب گذشته و یا نظر افراد خبره است. این بودجه دیتیل اجرایی ندارد. و حتی ممکن است از استعلام از بازار تهیه شده باشد.

2- تخمین بودجه کلی و یا اولیه

این نوع تخمین کلی است ودر فرآیندهای برنامه ریزی اولیه استفاده می شود . که با روش بالا به پایین انجام می شود. این روش مطابق دانش افراد خبره و یا سوابق پروژه های پیشین انجام میشود . در برنامه ریزی از بالا به پایینابتدا مدیر عالی اهداف کلان را تعیین میکند. این اهداف بر اساس سیاستهای سازمان و یا بنگاه اقتصادی میباشد. به عنوان مثال سیاست قیمت تمام شده و یا قیمت فروش محصول پروژه می باشد .

 برای تهیه بودجه اولیه مناسب است ولی بعد از براورد بودجه در این روش برای رسیدن به بودجه دقیق تر می باید از روش سوم استفاده نمود.

در این گام بودجه کلان پروژه تنظیم می شود به عبارتی مطابق با سیاست ساخت پروژه که در طرح توجیهی اولیه تهیه شده است بودجه دراین مرحله تنظیم میشود . اینکه مدیریت ارشد سازمان بداند محصول نهایی پروژه به ازای هر متر مربع چه مقدار برآورد میشود. این قدم پایه گذار روش تفصیلی بودجه است

 

3- تخمین قطعی و تفصیلی

این دقیقترین نوع تخمین است ودر مراحل پایانی فرآیندهای طرح ریزی انجام می شود و با روش تخمین از پایین به بالا تهیه می شود . ورودی این تخمین متره و برآورد و یا اعلان نظر تیم مهندسی مطابق با کانسپت و نقشه های پروژه است.

در این روش تخمین جزئیات عناصر هر کار مثل نیروی انسانی و مواد اولیه و میزان تغییرات آن محاسبه می شود. هرکدام از اجزاء پروژه نیازهای مالی تعریف شده خود را دارند که نهایتا سبب پیش بینی کل هزینه می شود.

 

به هنگام تعریف بودجه موارد زیر را باید در نظر داشت:

•        پروژه را فازبندی کنید.

•        تعریف حداکثر حجم کاری مورد نیاز برای تکمیل هر فاز(ساعات کاری پرسنل)

•        هزینه تجهیزات را از یاد نبرید.

•        ریسک ها و محددیت ها را در نظر بگیرید.

 

 

فرآیند بودجه بندی و مدیریت هزینه پروژه

 

 

    

در این فرآیند که مطابق چرخهPDCA میباشد

·        تهیه کانسپت ( مشخصات) اولیه پروژه

·        تهیه ساختار کلان شکست پروژهWBS 

·        تهیه ساختار شکست هزینه ها ( درخت هزینه ) می باشد.

·        تهیه احجام و متره پروژه و دریافت نقشه ها

·        برآورد منابع ( نیروی انسانی ، مصالح ، و تجهیزات ) مورد نیاز پروژه مطابق با مشخصات فنی

·        تصویب بودجه پروژه

·        کنترل و گزارش بودجه عملیاتی در اجرا

 

·        بازبینی و اصلاح بودجه

عوامل موثر در بودجه بندی پروژه

در پیش بینی بودجه پروژه عوامل زیادی هستند که در برنامه ریزی بودجه تاثیر گذار هستند که می باید در محیط پروژه مورد توجه قرار گیرند.

عوامل محیطی : عواملی از قبیل دستور العمل های ابلاغی از طرف سازمانهای حاکمیتی ، عواملی همچون تحریم ، تورم و...

عوامل فنی : از قبیل تغییر نقشه ها و یا تغییرات در نوع و کیفیت مصالح اجرایی

عوامل جغرافیایی : محدودیت های فاصله ، شرایط دسترسی به محل پروژه حتما می باید در پیش بینی بودجه در نظر گرفته شود.

عوامل آب و هوایی: شرایط و بروارد هزینه های پروژه در موقعیتهای آب و هوایی مختلف (منلطق گرمسیر ، سردسیر، مناطق با بارندگی های مداوم و...) در بودجه بندی پروژه تاثیر گذار می باشد.

عوامل انسانی : دسترسی به منابع انسانی در موقعیت های خاص حتما می باید در نظر گرفته شود.

 

سخن آخر

متخصصین کنترل پروژه می باید در ابتدا ( قبل از تصویب و شروع عملیات اجرایی)و در مدت ا جرای پروژه ها ،  بودجه بندی پروژه را با  استفاده از مکانیزم های امکانسنجی طرح و متد های کاری از جملهEVM در دستور کار خود قرار دهند.

اگر بودجه بندی در برنامه ها و پروژه های یک شرکت اصولی انجام نشود و فقط از دانش تجربی خبرگان استفاده کنیم ممکن است فقط هزینه های عملیاتی از منظر اجرایی عنوان شود و سایز هزینه ها مانند مطالعات ، مجوزات ، انشعابات ، هزینه های دفتری و...در برآورد آنها مطرح نشود و این کار باعث می شود از هزینه تمام شده و یا به عبارتی قیمت تمام شده پروژه دور شویم .

 

ادامه مطلب

نمودار های کنترلی هزینه

مديريت ارزش کسب شده  در پروژه ها امکان سنجش دقيق ميزان پيشرفت پروژه را نسبت به منابع مصرف شده  و انحرافات آن را در 2 شاخص هزینه و زمان مورد بررسی قرار می دهد  . اتخاذ تصميمات بهبود در ادامه روند پروژه از موضوعات اصلی شاخص های کنترلی ارزش کسب شده در پروژه ها است به عبارتی ارزش کسب تکنيک اندازه گيري دقيق ميزان پيشرفت پروژه را با نسبت به منابع مصرف شده پروژه را ميسر مي سازد.

 

نمودارS یاS-Curve و اهمیت آن در برنامه ریزی و کنترل پروژه

 

قبل از ورود به مبحث ارزش کسب شده لازم است در مورد نمودار مهمSتوضیح مختصری دهیم . از این نمودار جهت ترسیم میزان تجمعی پیشرفت زمانی و یا ریالی در پروژه ها استفاد همی نماییم. این نمودار در یک نگاه مقایسه وضعیت برنامه ای را با وضعیت واقعی است را برای ذینفعان پروژه نمایان می سازد. نمودارS یک نمودار مصرف منابع پروژه در طول زمان است.

 

 

 

 

 مولفهه ای اصلی مدیریت ارزش کسب شده

در ابتدای توضیح لازم است بدانیم اطلاعات موجود برنامه ریزی و واقعی ما در پروژه شامل :

·               هزینه برآورد شده پروژه

·               هزینه واقعی تا کنون پروژه

·               درصد پیشرفت برنامه ای

·               درصد پیشرفت واقعی

قرار است ما با استفاده از روش های مدیریت ارزش کسب شده  به تحلیل این اطلاعات بپردازیم .

مدیریت ارزش کسب شده دارای سه سرفصل می باشد که  که اصول  اندازه گیری عملکرد پروژه را تشکیل میدهند. این سه اصل عبارتند از:

• ارزش برنامه ای

مجموع بودجه های بسته های کاری ( سازه ، سفتکاری ، تاسیسات و...) زمانبندی شده میباشد که در مدت زمان تعیین شده میبایست تبودجه آن تامین و عملیات اجرایی تکمیل گردند.

   ارزش برنامه‏اي (PV) بودجه پیش بینی شده براي کار زمان‏بندي شده می باشد و میزان آن بخشي از هزينه‏ي برآوردي برنامه‏ريزي شده‏ مصوب است که در طول يک دوره‏ي معين از فعاليت خرج مي‏شود . در واقع همان  برنامه ریزی بودجه‏ تخصيصي در هر دوره‏ي زماني از مدت زمان فعاليت‏ها مي‏باشد که در شروع پروژه برآورد مي‏گردد.

PV=Plan% Complete * BAC

BCWS(Budgeted cost for work schedule)

 

 :BACبودجه مجاز پروژه) Budget at completion(

بودجه‌ای که پروژه مجاز به هزینه آن می باشد ..

• هزینه واقعی

هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می شود. هرگاه صحبت ازAC به میان می‌آید، مجموعAC تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص، پس از شروع پروژه مدنظر خواهد بود.

نام دیگر این شاخصACWP(Actual cost for work perform)می‌باشد.

• ارزش کسب شده

ارزش کسب شده نشان دهنده پیشرفت کار در یک نقطه مشخص زمان است و به عنوان نتیجه تکمیل فعالیتها حاصل میشود. بهعبارت دیگر تکمیل هر فعالیت منجر به ایجاد ارزش کسب شده در پروژه میگردد.

یکی از مهمترین شاخص های کنترلی پروژهEV و یا ارزش کسب شده می باشد .

ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه، بر مبنای قیمت های واحد و مفروضات بودجه ای اولیه مبنای محاسباتPV محاسبه می شود. هرگاه صحبت ازEV به میان می آید، مجموعEV تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه مدنظر خواهد بود. نام دیگر این شاخص(BCWP(Budgeted cost for work performed) می‌باشد. یعنی ارزش ریالی کسب شده برای کار انجام شده.

EV=Actual% complete *BAC

 

انحراف از زمان‌بندیSchedule variance یاSV:

میزان انحراف از برنامه زمان‌بندی تا این لحظه بر مبنای بودجه. لذا جهت تبیین بیشتر و درک بهترSV در نظر بگیرید که فرمول محاسبه آن EV-PV است و اختلافEV باPV با توجه به فرمول هر یک از آن ها تنها در درصد پیشرفت فیزیکی واقعی با برنامه‌ای فعالیت می‌باشد

SV =EV-PV

تاخیر در  برنامه زمانبندی پروژه  بر اساس شاخص (SV)، لزوماً نشان دهنده تاخیر در اتمام پروژه نیست. تاخیر در اتمام پروژه را می بایست با بررسی سایر شاخص ها و تحلیل مسیر بحرانی زمانبندی مشخص نمود.

انحراف از هزینهCost variance

میزان ریالی (یا بر مبنای واحد پولی دیگر) انحراف هزینه پیش‌بینی شده برای میزان کار انجام شده تا این لحظه با هزینه واقعی صرف شده برای کار انجام شده می‌باشد.

فرمول محاسبه:CV=EV-AC

شاخص عملکرد هزینه‌ایCost Performance Variance یاCPI

این شاخص برای نشان دادن نسبت هزینه برنامه ریزی شده برای کار انجام شده به هزینه مصرف شده بکار می رود که بعنوان ضریب عملکرد سیستم نیز شناخته میشود.

CPI=EV/AC

 شاخص کارآیی هزينه پروژه هر چه از 1 پایین تر یاشد نشانگر بالاتر بودن هزينه پروژه از برآورد هاي اوليه است. روند نمودار نیز نشان دهنده میزان تلاش پروژه در جهت جبران هزينه هاي صرف شده اضافي می باشد.

 

 

شاخص عملکردSPI یاSchedule Performance Index

این شاخص برای نشان دادن نسبت کار انجام شده به کار برنامه ریزی شده تا یک تاریخ معین که برای تخمین زمان پایان پروژه به کار می رود

SPI=EV/PV

شاخص كارايي زمانی پروژه هر چه از 1 پایین تر یاشد نشانگر عقب افتادگی بیشتر پروژه از زمانبندی اولیه است. روند نمودار نیز نشان دهنده میزان تلاش پروژه در جهت جبران عقب افتادگی های زمانی می باشد.

 

 

   

تحلیل وضعیت پروژه

با استفاده از محاسبه شاخص های کلیدی بالا و با توجه به جدول زیر می توان وضعیت پروژه را در شرایط کنونی تحلیل نمود و در این خصوص اقدامات اصلاحی مورد نیاز را اتخاذ نمود .

 

 

  

 

در پایان می توان مطابق جدول عنوان شده در مطالب گذشته ، وضعیت عملکردی و ارزش کسب شده پروژه را مطابق جدول زیر برسی و تحلیل نمود .

 

در پایان نباید شاخص های  بودجه ای و زمانی پروژه را از یکدیگر مستقل در نظر گرفت و تاثیر هر یک بر دیگری را مورد توجه قرار نداد. زیرا  این شاخص با هم می توانند عملکرد و اثر بخشی منابع مصرفی در پروژه را مورد تحلیل قرار دهند.

ادامه مطلب

مدت زمان آموزش3.5 ساعتبه همراه کلیهالگوهای کاری 

سطح متوسطه تا پیشرفته

سرفصل ها:

بخش 1: تعاریف و مفاهیم

بخش 2: فرآیند بودجه بندی پروژه

بخش 3:گزارشات عملکردی  بودجه و هزینه پروژه

بخش 4: مدیریت هزینه در استاندارد‌PMBOK

بخش 5:  جریان نقدینگی و اصلاح بودجه‌‌

بخش 6:  شاخص های کنترلی هزینهEV, BCWSو...

 

 

 

راهنمایی،ارتباط جهت دریافت پکیج از طریق واتس آپ و یاتلگرام  ، تماس با شماره: 

0936-632-1253

 

روش های ارسال پکیج آموزشی

-      ارسال لینک دانلود

-       ارسال از طریق بسته پستی در صورت اعلام درخواست و پرداخت هزینه پست

 

 

نکته :

- لطفا پس از انجام عملیات خرید، جهت  دانلود  به منوی سوابق خرید رفته و با مراجعه به بخش دانلود ها ، پکیج و یا بسته آموزشی را دانلود فرمایید. 

کلیپ معرفی پکیج آموزشی

 

فیلم معرفی

 

ادامه مطلب