تفاوت سازمانهای متعالی با سازمانهای خوب:

 این تفاوت در داشتن استراتژی و داشتن سیستم فرآیند و داشتن سرمایه و پول نیست.بلکه در تفاوت نگاه فلسفی آنها و میزان توجه به جزیئات انجام کارها در سایه نظم است.....

ارزیابی و مدیریت عملکرد را می‌توان فرآیند سنجش و اندازه‌گیری و مقایسه میزان و نحوه دستیابی به وضعیت مطلوب با معیارها و شاخص‌های تعریف شده در دوره زمانی معین با هدف بازنگری، اصلاح و بهبود مستمر آن جهت رسیدن به یک سازمان متعالی نامید.

داشبوردهاي مديريتي سيستم هاي نرم افزاري نويني هستند که جهت رصد و کنترل اهداف تعریف شده سازمان با استفاده از شاخص های کلیدی عملکردی، تصمیم سازی را برای مدیران ارشد جهت واکنش سريع به تغييرات سازمانی و کسب و کار تسریع می نمایند. . داشبورد به مديران اين امكان را مي دهد تا با تعريف ، نظارت و تحليل شاخصهاي كليدي عملكرد يا KPI در ايجاد تراز بين اهداف و فعاليت ها ، نمايان سازي كليه فعاليت هاي سازمان و ايجاديك محيط نمايش مشترك بين اهداف و فعاليت ها براي تصميم سازي درست و كارآمد اقدام نمايند.

واژه نمایشگر یا داشبورد، از صفحه کنترل ادوات هواپیما یا خودرو الهام گرفته شده و هدف اصلی از آن، در مورد خودرو، هواپیما و سازمان، یکی است: مشاهده اطلاعات مورد نیاز و  هدایت  یک  سیستم  پیچیده.  به  جرئت  می  توان  ادعا  کرد  که  هدایت  سازمان  های  کنونی  در  محیط  های  پیچیده  رقابتی،  به  مراتب  پیچیده  تر  از  هدایت  یک  هواپیماست.  بنابراین، مدیران برای اجرای مأموریت سازمان و حرکت در راه آرمان های آن، به وسایلی نیاز دارند تا نمایانگر جنبه های مختلف عملکرد سازمان و کمک به هدایت آن باشند. یکی از قوانینمدیریت این است که «شما نمی توانید چیزی را که قابل اندازه گیری نیست، بخوبی مدیریت کنید »

به همین منوال، می توان اذعان داشت که نمی توان آنچه را که قابل مشاهده و دیدن نیست، مدیریت کرد. این درست همان جایی است که بحث استفاده از نمایشگر های سازمانی، ضرورت می یابد. این سیستم های سازمانی که مفهومی جدید در مدیریت اطلاعات ارائه داده اند، ابزار دیداری داده هایی حیاتی هستند که مجموعه ای انبوه از تحلیل های مربوط به فرایندهای مدیریتی را در زمینه های مورد نیاز، به مدیران و کارکنان ذیربط افراد ارائه می دهند.

نمایشگر عملکردی مدیریتی

این نمایشگر، نوعی سیستم اطلاعاتی اجرایی است که معیارهای مالی و غیرمالی را به عنوان شاخص های پیاده سازی موفق استراتژی، جمع آوری می کند. شرکت های فرانسوی، افزون بر دو دهه است که مفهوم نمایشگر عملکردی را به کار می برند. آنها نمایشگر شاخص های کلیدی موفقیت سازمان را ایجاد کرده و به کار گرفته اند و آن را تابلوی نمایش می نامند

. تابلوی نمایش، به کارکنان سازمان کمک می کند تا نتایج اجراهای آزمایشی را با به کارگیری معیارهایی کلیدی، مورد سنجش قرار دهند.

بسیاری از نمایشگرها، شاخص های محدودی را نمایش می دهند که از طریق وزن دهی دیگر معیارها به دست آمده اند. به بیانی ساده، نمایشگر نوعی واسط کامپیوتری غنی از نمودارها، گزارش ها، شاخص های دیداری و مکانیزم اخطار است که در نرم افزار پویا و اطلاعاتی مربوطه، یکپارچه شده اند. نمایش داده ها و یافته ها برای تمامی کارکنان سازمان و مدیران ارشد آن، روشی ساده در دسترسی به داده های به روز سازمان است و اطمینان لازم را از کسب اهداف و مطلع شدن از مشکلات بالقوه و واقعی سازمان را فراهم می کن

کاربرد اصلی نمایشگرهای سازمانی، صرفاً گزارش دهی و گزارش گیری نیست. وظیفه اصلی آنها ارائه بهنگام اطلاعات مورد نیاز به افراد مربوطه با هدف مدیریت دانش و واکنش سریع در برابر تغییرات است. تصور کنید که داشبورد خودرو، گزارش جزئیات مقدار بنزین مصرف شده در هر روز یا هر ماه را نشان دهد. این گزارش، چندان مورد استفاده راننده قرار نمی گیرد زیرا کیفیت اطلاعات در زمان مناسب برای تصمیم گیری سریع، نادیده گرفته شده است. به جای آن، باید جزئیات کمیت کنونی بنزین یعنی مقدار بنزین موجود را نشان دهد زیرا کیفیت این اطلاعات برای تصمیم گیری سریع، مورد نیاز است.با توجه به تعاریف موجود از نمایشگرها، نکته ای که به اشتباه در اذهان جای گرفته این است که نمایشگر تنها از سوی مدیران ارشد و بهمنظور ارائهاطلاعات جامع از عملکرد سازمان به آنها، مورد استفاده قرار می گیرد. این برداشت، کاملاً اشتباه است زیرا فناوری نمایشگر سازمانی به گونه ای است که می توان آن را در سطوح مختلف سازمان مستقر کرد. به این منظور، نمایشگرهای مختلفی تعریف شده اند که هدف نهایی تمامی آنها، ارائه سریع و بهنگام اطلاعات به مدیران و کارکنان سطوح مختلف سازمان، با هدف آگاهی از شرایط متغیر و اتخاذ تصمیمات صحیح با توجه به آنهاست

مراحل کلی طراحی و پیاده سازی سیستم نمایشگر، عبارتند از:

▪فاز اول: شناسایی فرایندهای سازمان

▪فاز دوم: تعریف شاخص های کلیدی عملکرد سازمان و واحدها

▪فاز سوم: طراحی سیستم نمایشگر مدیریت

▪فاز چهارم: طراحی و پیاده سازی نرم افزار

 

●انواع نمایشگرهای سازمانی

کاربرد اصلی نمایشگرهای سازمانی، صرفاً گزارش دهی و گزارش گیری نیست. وظیفه اصلی آنها ارائه بهنگام اطلاعات مورد نیاز به افراد مربوطه با هدف مدیریت دانش و واکنش سریع در برابر تغییرات است. تصور کنید که داشبورد خودرو، گزارش جزئیات مقدار بنزین مصرف شده در هر روز یا هر ماه را نشان دهد. این گزارش، چندان مورد استفاده راننده قرار نمی گیرد زیرا کیفیت اطلاعات در زمان مناسب برای تصمیم گیری سریع، نادیده گرفته شده است. به جای آن، باید جزئیات کمیت کنونی بنزین یعنی مقدار بنزین موجود را نشان دهد زیرا کیفیت این اطلاعات برای تصمیم گیری سریع، مورد نیاز است.

با توجه به تعاریف موجود از نمایشگرها، نکته ای که به اشتباه در اذهان جای گرفته این است که نمایشگر تنها از سوی مدیران ارشد و به منظور ارائه اطلاعات جامع از عملکرد سازمان به آنها، مورد استفاده قرار می گیرد. این برداشت، کاملاً اشتباه است زیرا فناوری نمایشگر سازمانی به گونه ای است که می توان آن را در سطوح مختلف سازمان مستقر کرد. به این منظور، نمایشگرهای مختلفی تعریف شده اند که هدف نهایی تمامی آنها، ارائه سریع و بهنگام اطلاعات به مدیران و کارکنان سطوح مختلف سازمان، با هدف آگاهی از شرایط متغیر و اتخاذ تصمیمات صحیح با توجه به آنهاست

انواع نمایشگرهای سازمانی

نمایشگرهای عملکرد سازمان: این نوع نمایشگرها، داده های بخش ها و امورهای مختلف سازمان را یکپارچه می کنند. این نمایشگرها دربرگیرنده تحلیل های مالی، شاخص های  حیاتی  عملکردkpi

نمایشگرهای امورها و بخش ها: مدیران امورها و بخش های مختلف سازمان و نیز مدیران عملیاتی، نیازمند این نوع نمایشگرها هستند که مقیاس های عملکردی مربوط به آنها را نمایش می دهند. مثلاً، مدیر فروش با بهره گیری از نمایشگر مربوط به امور فروش، می تواند از میزان فروش واحد در مقایسه با سال پیش، تعداد مشتریان اضافه شده و از دست رفته و نظایر آنها مطلع شود.

نمایشگرهای مشاهده فعالیت فرایند: از این نمایشگرها، برای مشاهده  فرایندهای خاص  سازمان یا فعالیت های گسترده نظیر  امنیت ملی، کنترل بیماری و  غیره استفاده می شود.  این  نمایشگرها  با  بهره  گیری  از  تجهیزات  دیداری  و  تحلیلی  خود،  به  وقوع  مشکل  پیش  از  اتفاق  آن  پی  برده  و  سعی  در  کاهش  خسارات  احتمالی  دارند

مزایای تجهیز سازمان به نمایشگر

تدوین و ارائه شاخص ها:

 برای شرکت های کوچک و بزرگ، فهم و یکپارچه سازی داده ها در تمامی سطوح، بزرگ ترین چالش موجود بهشمار می آید و تدوین مقیاس ها، اندازه  گیری،  به  روز  نگه  داشتن،  مقایسه  و  تمرکز  بر  آنها،  مشکل  همیشگی  آنهاست.  با  استفاده  از  نمایشگرهای  سازمانی،  به  تمامی  این  مشکلات  خاتمه  داده  می  شود.  نمایشگرها  در مشاهده شاخص های حیاتی، به تمامی سطوح سازمان یاری رسانده و برای ک

اربران، امکان پیگیری جایگاه سازمان از طریق شاخص ها را فراهم می سازند. با دنبال کردن شاخص های متعدد و موردنظر و نیز تحلیل روند ها، می توان درکی بهتر از چگونگی عملکرد سازمان و فهمی عمیق تر از موارد حیای سازمان، کسب کرد.

مشاهده سلامت سازمان در یک نگاه:

 نمایشگرها با ارائه دیداری مقیاس ها و شاخص های حیاتی سازمان در نمودارهای مختلف، امکان درک وضعیت سازمان را تنها در یک نگاه فراهم ساخته و تصویری از سلامت سازمان را در یک صفحه ارائه می دهند.

تشخیص مشکلات بالقوه پیش از تبدیل آنها به بحران:

نمایشگرها، با ارائه اطلاعات بموقع به افراد مربوطه، امکان تشخیص وقوع مشکلات بالقوه سازمان را برای مدیران فراهم می سازند تا قبل از تبدیل شدن آنها به بحران، شناسایی شوند. نمایشگرهای سازمانی، با قابلیت کندوکاو وکلیک کردن بر روی هر مورد، می توانند جزئیاتی بیشتر و نمودارهایی افزون تر ارائه  دهند.  به  داده  های  زیرین  و  تاریخچه  آنها  دسترسی  داشته  و  ریشه  ضعف  ها  و  مسائل  را  دریابند. 

کاهش زمان و هزینه در جست و جوی اطلاعات مورد نیاز: نمایشگرهای سازمانی، روشی یگانه برای دسترسی به داده های متنوع از پایگاه های متفاوت در سطح سازمان و تبدیل آن به فرمتی قابل درک را ارائه می دهند. نمایشگرها با جمع آوری تمامی اطلاعات، شاخص ها و مقیاس های مربوط و حیاتی برای کاربر در یک صفحه و تشخیص آنها در یک نگاه، در زمان و هزینه جست و جوی اطلاعات لازم برای گزارش ها، زمینه ساز صرفه جویی می شوند.

به روز بودن اطلاعات:

سازمان ها با بهره گیری از نمایشگرها به استفاده از داده هایی که زمان مصرف آنها گذشته است، خاتمه داده و آنها را با یک کلیک، به روز می کنند. البته نمایشگرهای هوشمند، خود را به طور مستمر به روز می کنند. به همین علت، مدیران در هر لحظه بخوبی می دانند که در سازمان و زیرمجموعهآنها، چه اتفاقاتی در حال رخ دادن است. هیچ چیز برای سازمان ارزشمند تر از این نیست که تنها با یک کلیک، داده های به روز و لازم استخراج شده و مورد استفاده قرار گیرند.

کمک  به  اتخاذ  تصمیمات  شفاف  تر:

 قابلیت  های  مشاهده  شاخص  های  حیاتی  عملکرد    استخراج  شده  از  داده  های  به  دقیقه،  سیستم  اخطار  و  قابلیت  شناسایی  مسائل حیاتی و مشکلات بالقوه و اطلاع از وضعیت سازمان با یک نگاه، همگی در تصمیم گیری های شفاف تر، به مدیران و دیگر تصمیم گیران سازمانی یاری می رسانند. از آنجا که در تمامی سازمان بر اساس اطلاعاتی مشترک تصمیم گیری می شود، سازمان به مثابه مجموعه ای کاراتر عمل خواهد کرد.

همراستایی عملیات سازمان با استراتژی سازمان:

نمایشگرها کمکی مؤثر در هم راستایی روز به روز عملیات با استراتژی سازمان بوده و اطمینان لازم در مورد عملیات اثربخش را ا ارائه شاخص های مربوط در هر سطح از سازمان، به وجود می آورند. با توجه به اینکه برنامه ها و اهداف استراتژیک سازمان با تغییر شرایط بازار، تغییر می یابد، وجود نمایشگر باعث می  شود  تا  تمامی  داده  ها  و  شاخص  های  حیاتی  عملکرد،  به  روز  شده  و  انعطاف  لازم  برای  واکنش  به  تغییرات  نیز  فراهم  آید.  مشاهده  داده  هاو  شاخص  هایعملکرد  از  طریق نمایشگرهای مختلف، این امکان را به وجود می آورد که کارکنان و مدیران برای رسیدن به اهداف سازمانی، همراستا شوند.با توجه به مزایای نمایشگرهای سازمانی، می توان گفت که اگر پدیده اول فناوری اطلاعات را رایانه های شخصی و پدیده دوم آن را اینترنت می نامیم، به جرئت می توان پدیده سوم را نمایشگرها دانست، یعنی ابزاری دیداری که منابع متعدد اطلاعات را تنها در یک صفحه جمع می کند. گرچه نمایشگر ابزاری جدید بوده و هنوز تمامی مزایای بالقوه آن کشف نشده است، اما همگان مزایای بالقوه ارائه اطلاعات مناسب در زمان مناسب به فرد یا افراد مناسب را درک کرده اند. از این رو، انگیزه اجرای فناوری نمایشگرها در سازمان ها به طوری روزافزون  قوی  تر  شده  و  این  سیستم  ها  را  به  پدیده  ای  جهانی  تبدیل  کرده  است.  در  این  میان،  مسئله  فرهنگ  از  اهمیتی  بسیار  برخوردار  است

داشبورد هنگامی که درست طراحی شده باشد می تواند ابزاری قدرتمند و منحصر به فرد برای نظارت بر عملکرد سازمان در یک نگاه باشد. اطلاعات مربوط به زمان گذشته و حال را گردآوری می کند، امکان پیش بینی آینده را فراهم می سازد و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیار آنها قرار می دهد، دسترسی به اطلاعات کسب و کار را آسان می کند و اغلب بهترین راه برای به دست آوردن بینش به عملیات و عملکرد سازمان است. با استفاده از داشبورد، مدیران و مدیران ارشد سازمان ها می توانند به سادگی در یک محیط پویا و ساده، بر شاخص های عملکردی سازمان، بخش یا واحد خود نظارت کامل و به روز داشته باشند.

آیا داشبورد همان گزارش ساز است؟

اغلب برداشتی که از داشبورد می شود این است که همان نرم افزار گزارش ساز است، در صورتی که این دو ماهیت متفاوتی داشته و اصلاً قابل مقایسه با یکدیگر نیستند. زیرا هر کدام کاربردهای مختلفی دارند، داشبورد روشی است برای ارائه تصویری از اطلاعات که یک دید کلی به مخاطب داده و می توان بر مبنای آن تصمیم گیری کرد، اما گزارش سازها نرم افزارهایی هستند برای تهیه و طراحی گزارش در سطوح مختلف. گزارش ساز یک نرم افزار و یک ابزار است ولی داشبورد یک روش ارائه اطلاعات است، پس این دو قابل مقایسه با هم نمی باشند.

 

تفاوت داشبورد با گزارش های سنتی:

جهت بررسی تفاوت های داشبورد با گزارش های سنتی که غالباً با ابزارهایی مثل گزارش ساز تهیه می شوند ویژگی های هر یک از آنها را مورد بررسی قرار می دهیم و به مقایسه آنها می پردازیم. داشبورد و گزارش های سنتی برای تعامل داده ها و اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرند. اما تفاوت های زیادی بین آنها وجود دارد

 

ویژگی های اصلی داشبورد مدیریتی

    دسترسی به اطلاعات حیاتی کسب و کار

    ساده بودن و درک سریع بصری

    برجسته سازی (highlight) نقاط کلیدی مانند ماکزیمم، مینیمم، خارج از رنج و بحرانی

    حذف جزئیات تا حد امکان

 

ویژگی های اصلی گزارش های سنتی

    نمایش جزئیات بیشتر در مورد موضوع مورد نظر

    مستند سازی و بایگانی نمودن اطلاعات

    دسترسی به اطلاعات بیشتر و دقیق تر

 

داشبوردها بر KPI ها و موارد خاص تمرکز می کنند و اطلاعات مورد نیاز ما را در قالب نمودار و اجزای گرافیکی در اختیارمان قرار می دهند، اما به این معنی نیست که در داشبورد جدول وجود ندارد. با داشبورد سریع و ساده به اطلاعات مورد نیازمان دسترسی پیدا می کنیم و با یک نگاه کلی می توانیم آنها را درک کنیم. هدف ما از استفاده داشبورد دیدن تصویری از اطلاعات جهت تصمیم گیری برای رسیدن به اهداف در کمترین زمان است، اما برای دیدن جزئیات بیشتر در مورد یک موضوع مورد نظر، باید به گزارش های سنتی رجوع کرد، گزارش های سنتی عمق اطلاعات را نشان داده و نیاز به توجه و دقت عمیق تری دارند و عموماً ترکیبی از اعداد و جداول هستند اما، وجود نمودار در این گزارش ها موضوع بعیدی نیست.

 

برخي مزاياي داشبورد مديريتي:

·         ارائه تصويري كارآمد از عملكرد سيستم

·         ايجاد توانايي در شناسايي و تصحيح روندهاي منفي

·         قابليت اندازه گيري كارآمدي و ناكارآمدي سيستم

·         توانايي در توليد گزارش هاي جزئي از روندهاي جديد

·         توانايي تصميم گيري آگاهانه تر بر اساس اطلاعات کسب و کار جمع آوري شده

·         ايجاد تراز بين استراتژي ها و اهداف سازماني

·         ذخيره زمان در ايجاد گزارش هاي سازماني

·         ايجاد ديد كلي و سريع از عملكرد سيستم

·         نظارت بر عملكرد سازمان و واحدها

·         کمک به تصميم گيري سريعتر و بهتر

·         نمايش وضعيت کل سازمان در يک نگاه

·         دسترسي سريع به اطلاعات از مجموعه چند منبع

جمع بندی

داشبورد ها در تجزیه و تحلیل کردن داده ها و ارائه اطلاعات جهت رسیدن به اهداف کسب و کار، بسیار کارآمد هستند. با داشبورد، اتفاق های افتاده در سازمان را در کمترین زمان می توان نظارت کرد و بر اساس آن تصمیمات موثری اتخاذ کرد. اما بررسی کردن گزارش های سنتی به زمان بیشتری نیاز دارد. در نتیجه گزارش های سنتی برای نظارت سریع و تصمیم گیری مورد استفاده قرار نمی گیرید، بلکه برای دیدن جزئیات بیشتر کارها و بررسی های جزئی تر قابل استفاده می باشند.

 

 

جهت دریافت اطلاعات بیشتر و پیاده سازی سیستم داشبورد مدیریت با ما تماس بگیرید.

09366321253