مهندسی ارزش روشی سیستماتیک، نظامیافته و مبتنی بر خلاقیت و کارگروهی برای حل مسأله، کاهش هزینه و بهبود عملکرد و کیفیت پروژهها، محصولات و فرآیندها است. مهندسی ارزش به کمک گستره وسیعی از دانش و تجربیات متخصصین و با تمرکز بر کارکردهای پروژه، محصول یا فرآیند نتایج قابل اجرا برای بهبود را به سرعت ارایه میکند.
بر اساس تعریف مؤسسه بینالمللی مدیریت پروژه ، مهندسی ارزش نگرشی خلاق به منظور بهینهسازی هزینههای چرخه عمر، صرفهجویی در زمان، افزایش سود، بهبود کیفیت، افزایش سهم بازار، حل مشکلات و استفاده بهینه از منابع میباشد.
بر اساس تعریف معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور، مهندسی ارزش کاربرد سازمانیافته فنون شناخته شدهای است که برای بررسی عملکرد یک محصول و یا خدمت مورد استفاده قرار میگیرد و با استفاده از فکر خلاق به منظور تأمین کارکرد مورد نیاز برای تحقق اهداف طرح به طور مطمئن و با کمترین هزینه دوران عمر و با حفظ و یا ارتقای کیفیت و حفظ ایمنی و ویژگیهای زیستمحیطی میباشد.
انجمن مدیریت پروژه مدیریت ارزش را اینگونه تعریف میکند: "رسیدن به ارزش مطلوب نیازمند ایجاد تعادل بین پارامترهای متضاد برای رسیدن به موقعیت مناسب میباشد درحالیکه مدیریت ارزش در حال مواجه شدن با موضوعات راهبردی است، مهندسی ارزش در حال بهینهسازی مفاهیم، نکات فنی، جنبههای اجرایی و پیکربندی ارزش میباشد.
تعریف برنامهریزی ارزش
بهکارگیری متدولوژی مهندسی ارزش در مراحل آغازین برنامهریزی مفهومی یک برنامه یا پروژه، برنامهریزی ارزش نامیده میشود. در این مرحله طراحی مفهومی هنوز قطعی نشده و میتوان تکنیکهای بهبود ارزش، به ویژه نمودار تحلیل کارکرد را برای انتخاب جهت بهینه و اولیه پیشبرد طراحی مورد استفاده قرار داد.
بر اساس تعریف معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور، برنامهریزی ارزش با همان مفهوم مهندسی ارزش است که، در مرحله برنامهریزی، مرحله اولیه، مرحله مفهومی و امکانسنجی طرح کاربرد دارد.
تعریف شاخص ارزش
شاخص ارزش معیاری است که به منظور تعیین میزان بهبود حاصل شده به واسطه انجام مهندسی ارزش در یک پروژه و همچنین مقایسه میزان بهبود صورت گرفته در پروژههای مختلف به واسطه انجام مهندسی ارزش مورد استفاده قرار میگیرد.
بر اساس تعریف معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور، شاخص ارزش عبارت است از مجموع درآمدهای حاصل از هر گزینه (ارزش کارکرد) تقسیم بر مجموع هزینههای آن (هزینههای کارکرد).
هدف مهندسی ارزش
هدف مهندسی ارزش ارایه راهکارهای قابل اجرا در راستای حل مسأله، کاهش هزینه و افزایش کیفیت (عملکرد) است که تمامی این موارد در گرو توجه به کارکرد پروژه یا محصول میباشد، اما تحقق اهداف مورد نظر در کوتاهترین زمان ممکن بسیار مهم است
دلایل بکارگیری مهندسی ارزش
عمدتاً روشهای بهبود و صرفهجویی در شرایط بروز محدودیتها مورد استفاده قرار میگیرند. تعدادی از دلایل اصلی بکارگیری مهندسی ارزش شامل: 1- هزینههای بالای اجرای پروژه یا تولید محصول 2- فاصله زیاد بین طراحی و اجرا 3- دشواری اجرای پروژهها 4- پیچیدگی بالای پروژهها 5- کمبود اطلاعات اولیه 5- کمبود ارتباطات بین عوامل طرح و ذینفعان پروژه 6- پیشرفت فناوریهای مورد استفاده و بهبود استانداردها 7- خلاقیت 8- باورهای صادقانه ولی نادرست اولیه 9- تغییر قوانین، ضوابط و مقررات 10- تغییر در نیاز کارفرما 11- تغییر شرایط محیطی، اجتماعی، اقتصادی و سیاسی 12- تغییر مشخصات فنی طرح 13- تغییر در منابع مورد استفاده.
باید به این نکته مهم توجه نمود که بهبود صورت گرفته به کمک مهندسی ارزش صرفاً ناشی از عدم مطالعه کافی یا دقت در بررسیهای فنی- اقتصادی طرح نبوده بلکه فاصله زمانی بین مراحل طراحی، اجرا و بهرهبرداری پروژه از یک سو و بررسی و خلاقیت گروهی و همافزایی تیم مطالعه ارزش از سوی دیگر موجب بهبود و صرفهجویی غیرقابل تصور به واسطه انجام مهندسی ارزش در پروژهها میگردد.
زمان بکارگیری مهندسی ارزش
مهندسی ارزش در تمام مراحل یک پروژه قابل اجرا است، اما بیشترین سود حاصل از آن در مراحل ابتدایی برنامهریزی و طراحی پروژه صورت میگیرد که انعطافپذیری کارفرما و طراح بیشتر، اعمال تغییرات سادهتر، و تأثیر تغییرات بر زمانبندی پروژه کمتر است و هزینه کمتری را نیز به پروژه تحمیل میکند. بر اساس استاندارد انجمن بینالمللی مهندسی ارزش، بیشترین سود و صرفهجویی در منابع در مراحل اولیه توسعه و در طی مراحل مفهومی حاصل میشود. در این مرحله، اطلاعات اولیه پروژه ایجاد میگردد، اما طرح اصلی و منابع توسعه هنوز قطعی نشدهاند. بدین دلیل این مقطع بهترین زمان برای استفاده از مهندسی ارزش است که وضعیتی که در آن کارکرد اصلی پروژه محقق شده باشد ایجاد نشده است و روشهای جایگزین میتوانند تعیین شده و مدنظر قرار گیرند.
فرآیند مهندسی
فرآیند مهندسی ارزش ارزش در قالب سه گام عمده انجام میشود که به ترتیب عبارتند از: 1- گام پیشمطالعه 2- گام مطالعه اصلی 3- گام پسمطالعه (مطالعه تکمیلی). هر یک از این سه گام به فازها یا فعالیتهای مهمی تقسیم میشوند که به تفکیک ارایه خواهند شد.
مرحله پیشمطالعه
هدف از این مرحله برنامهریزی و سازماندهی مطالعه ارزش میباشد. برخی فعالیتهای لازم جهت حصول این هدف عبارتند از: 1- اخذ موافقت مدیریت ارشد و حمایت از برنامه کار، نقشها و مسئولیتها 2- توسعه محدوده و اهداف مطالعه ارزش 3- اخذ دادهها و اطلاعات پروژه 4- اخذ مستندات کلیدی مانند تعریف محدوده کار، نقشهها، مشخصات، گزارشات و ارزیابی پروژه 5- تعیین و اولویتبندی مسایل راهبردی موردنظر 6- تعیین محدوده و اهداف مطالعه 7- توسعه برنامه زمانی مطالعه 8- انجام تحلیلهای معکوس رقابتی 9- تعیین اعضای تیم ارزش 10- حصول تعهد اعضای منتخب تیم جهت دستیابی به اهداف پروژه 11- بررسی هزینههای پروژه 12- جمعآوری اطلاعات مورد نیاز کاربر / مشتری در مورد پروژه 13- دعوت از تأمینکنندگان، مشتریان، ذینفعان جهت شرکت در مطالعه ارزش در صورت نیاز 14- توزیع اطلاعات بین اعضای تیم جهت بررسی 15- توسعه نمودارها و مدلهای اطلاعاتی پروژه 16- تعیین تاریخ، زمان، محل و سایر نیازهای مطالعه 17- تعریف شفاف نیازمندیهای مطالعه با مدیریت ارشد جهت دستیابی به نتایج موفقیتآمیز مطالعه ارزش.
مرحله مطالعه اصلی
گام اطلاعات
هدف از این گام درک و تعریف وضعیت موجود پروژه و محدودیتهای اثرگذار بر نتایج پروژه و همچنین تعیین اهداف مطالعه است. برخی فعالیتهای لازم جهت حصول این اهداف عبارتند از: 1- اخذ دادهها و اطلاعات و مستندات کلیدی پروژه مانند تعریف محدوده کار، نقشهها، مشخصات، گزارشات، جزئیات اطلاعات هزینهای پروژه، دادههای کیفی، اطلاعات بازاریابی، نمودارهای جریان فرآیند و غیره. برای این منظور میتوان از ابزارهایی مثل توسعه تابع کیفیت و صدای مشتری استفاده نمود. 2- تعیین و اولویتبندی مسایل راهبردی مورد نظر. همچنین تعریف محدوده و اهداف مطالعه (انتظارات مدیریت). برای این منظور میتوان از ابزارهایی مثل تحلیل "سوات" (قوت، ضعف، فرصت و تهدید) و منشور پروژه بهره گرفت. 3- ارایه طرح اصلی و یا ارایه مفاهیم طرح / محصول / فرآیند توسط تیم پروژه 4- انجام تحلیل معکوس رقابتی. برای این منظور میتوان از ابزارهایی مثل مهندسی معکوس ، تحلیل دمونتاژ، تحلیل پارتو ، طراحی برای مونتاژ استفاده نمود. 5- تعیین برنامه زمانی مطالعه شامل تاریخ، زمان، محل و سایر نیازمندیها 6- توزیع اطلاعات پروژه جهت بررسی اعضای تیم
گام تحلیل کارکرد
هدف از این گام درک پروژه از منظر کارکردی است یعنی پروژه باید چه کاری انجام دهد بجای اینکه پروژه الان چگونه است. برخی فعالیتهای لازم جهت حصول هدف این گام عبارتند از: 1- تعیین کارکردهای پروژه با ابزاری چون تعیین تصادفی کارکردها 2- دستهبندی کارکردهای پروژه 3- توسعه مدل کارکرد با ابزارهایی مثل نمودار تکنیک سیستمی تحلیل کارکرد و درخت کارکرد 4- اندازهگذاری مدل با پارامترهای هزینهای، مشخصههای عملکرد و رفتار کاربر به منظور انتخاب کارکردهای نامنطبق بر ارزش جهت تمرکز گام خلاقیت. ابزارهای مورد استفاده این مورد عبارتند از: تحلیل هزینه به کارکرد (ماتریس کارکرد)، تحلیل عملکرد به کارکرد.
گام خلاقیت
هدف از این گام تولید تعدادی ایده در ارتباط با سایر روشهای تحقق کارکردها است. برخی فعالیتهای لازم جهت حصول هدف این گام عبارتند از: 1- انجام تمرینهای آمادگی خلاقیت 2- بکارگیری قوانینی که فضای را برای خلاقیت مساعد میکنند مانند قوانین نامکتوب 3- بکارگیری تکنیکهای انگیزش ایدهپردازی گروهی 4- تولید ایدههای جایگزین با امکان بهبود ارزش به کمک تکنیکهایی چون طوفان فکری، تکنیک گوردون، تکنیک اسمی و تریز.
نتیجه: تیم فهرستی از ایدهها را توسعه میدهد که گستره وسیعی از راههای جایگزین ممکن برای تحقق کارکردها را با هدف بهبود ارزش پروژه فراهم میکند.
گام ارزیابی
هدف از این گام کاهش تعداد ایدهها و ارایه فهرست کوتاهی از پرپتانسیلترین ایدهها برای بهبود و تحقق کارکردهای پروژه با لحاظ الزامات کیفی و محدودیت منابع است. برخی فعالیتهای لازم جهت حصول هدف این گام عبارتند از: 1- توضیح و دستهبندی هر یک از ایدهها به منظور ایجاد درکی مشترک 2- بحث در مورد نحوه تأثیر ایدهها بروی پارامترهای عملکرد و هزینه پروژه با استفاده از ابزاری مثل جدول مقایسه T-Chart
گام توسعه
هدف از این گام بررسی بیشتر و توسعه فهرست کوتاهی از ایدهها و توسعه مناسب آنها به گزینههای جایگزین ارزش میباشد. برخی فعالیتهای لازم جهت حصول هدف این گام عبارتند از: 1- مقایسه نتایج مطالعه در مورد الزامات موفقیتی که در طی فازهای اطلاعات و تحلیل کارکرد تصویب شده است 2- تهیه یک گزینه ارزش مستند برای هر یک از ایدههای انتخاب شده برای توسعه بیشتر 3- ارزیابی و منظور نمودن قضاوتهای ریسک و هزینه در موارد مورد نیاز 4- انجام تحلیل هزینه به سود.
گام ارایه
هدف از این گام ارایه گزینههای ارزش به تیم مدیریت و سایر ذینفعان یا تصمیمگیرندگان پروژه است. برخی فعالیتهای لازم جهت حصول هدف این گام عبارتند از: 1- تهیه ارایه و مستندات پشتیبان آن 2- مقایسه نتایج مطالعه در مورد الزامات موفقیتی که در طی فازهای اطلاعات و تحلیل کارکرد تصویب شده است 3- پیشنهاد سناریوهای خلاقانه صرفه- ریسک به مدیریت به منظور انتخاب گزینههای ارزش جهت اجرا 4- تبادل اطلاعات با تیم پروژه 5- اطمینان از اینکه مدیریت، اطلاعات کامل و واقعی برای تصمیمگیری دارد 6- تهیه خلاصه پیشنویس نقشههای اجرایی 7- تهیه گزارش رسمی.
نتایج معمول مطالعه ارزش شامل اسناد توجیهی، تحلیل ریسک، مقایسات هزینه و بها، تحلیل ارزش حال حاضر، و مزایا و معایب خواهد بود.
فعالیتهای پسمطالعه
گام اجرا
هدف از این گام حصول اطمینان از اجرایی شدن گزینههای ارزش پذیرفته شده و تحقق و تأیید مزایای برنامهریزی شده مطالعه ارزش است. برخی فعالیتهای لازم جهت حصول هدف این گام عبارتند از: بررسی گزارش اولیه 2- برگزاری یک جلسه با موضوع پیادهسازی جهت تعیین صورتبندی هر یک از گزینههای ارزش 3- ایجاد طرحهای اجرایی برای گزینههای پذیرفته شده و مستند نمودن دلایل اصلی گزینههای مردود 4- اخذ ضمانت اجرا 5- تعیین یک بازه زمانی برای بررسی و اجرای هر یک از گزینههای ارزش 6- پیگیری دستاوردهای ارزش منتج از گزینههای اجرا شده 7- تحویل اقلام قابل تحویل 8- تأیید اعتبار منافع تغییرات انجام شده 9- اطمینان از لحاظ شدن تجربیات جدید با ایجاد و مدیریت یک طرح اجرایی
نتیجه: ذینفعان پروژه تعیین میکنند که چه مواردی در پروژه به عنوان نتیجه مطالعه ارزش تغییر میکنند. اینها تغییراتی در مفهوم اولیه یا طرح مبنای یک مطالعه هستند که از گزینههای ارزش منتج شده و در توسعه پروژه در طرحهای آتی و یا فعالیتهای توسعه محصول با آن ترکیب میشوند.