در بازار رقابتی کنونی کارفرمایان و پیمانکاران زیادی هستند که با استفاده از مدل ها و تکنیک های موجود سعی بر کاهش هزینه تمام شده پروژه خود دارند . بی شک در شرایط رکود اولین مولفه موفقیت در بازار رقابتی کاهش هزینه ها و بالا بردن سود است .
هدف اصلی یک بنگاه اقتصادی
با استفاده از روش های تامین مالی به موقع در پروژه می توان نقدینگی منابع را در مدت اجرای پروژه مدیریت نمود . تامین مالی به موقع یکی از موثر ترین عوامل، موفقیت در انجام به موقع پروژه ها است.
بر اساس شرایط موجود در پروژه ها از جمله عوامل مهم در تاخیرات و عدم انجام به موقع در پروژه ها می توان به دلایل زیر اشاره نمود.
· عدم بموقع پرداخت ها
· برآوردها و طراحی نامناسب
· برنامه ریزی نامناسب
· تغییرات در نقشه ها
· ضعف پیمانکار
· و..
به عبارتی عدم برآورد و برنامه ریزی دقیق و تامین بودجه در مدت زمان اجرا پروژه، یکی از عوامل مهم تاخیر در تعهدات پیمانکاران و تامین کنندگان پروژه است.
هزینه های ناشی ازتاخیرپروژه تاثیرات و عواقبی را به دنبال دارد که سازمان پروژه را از اهداف اصلی تعریف شده خود دور می سازد.
برخی از عواقب تاخیر در زمانبندی محصول پروژه می توان به موارد ذیل اشاره نمود.
o هزینه دیررسیدن به بهره برداری یا سودازدست رفته
o هزینه ناشی ازگران شدن منابع مصرفی
o افزایش هزینه منابع کاری
o هزینه تمدیدمجوزها وپیمان نامه ها
o هزینه بهره سرمایه مصرف شده
در این راستا یکی از مهمترین وظایف در حوزه مدیریت پروژه و متخصصین کنترل پروژه ورود به مبحث بودجه بندی و تهیه و مدیریت جریان نقدینگی پروژه ها مطابق با زمانبندی مصوب است.
جریان نقدینگی (Cash Flow) را درابتدای پروژه برآورد و در طول مدت اجرای پروژه می باید مدیریت نماییم.
جریان نقدینگی پروژه چیست :
جریان نقدینگی در سازمان مانند جریان خون در بدن است. بی شک یکی از مهمترین مباحث مدیریت کلان پروژه ها ، مدیریت و کنترل بر قیمت تمام شده پروژه می باشد . به عبارتی توازن بین هزینه ها و درآمدها یا همان منابع و مصارف پروژه است.
جریانات نقدی یک شرکت در واقع دماسنج مالی برای مدیران است لذا مدیران به دنبال تحلیل و مدیریت جریانات نقدی هستند تا بتوانند هزینه ها و درآمد های خود را کنترل کنند و نتیجه تصمیم گیـری مناسب تری در فعالیتهای جاری پروژه خود داشته باشند.
جریان نقدینگی در حقیقت برآورد مقدار پول در دسترس پروژه از روی مقادیر دریافتی و پرداختی در مقاطع مختلف پروژه می باشد. شما وقتی می توانید جریان نقدینگی را به طور کامل برآورد کنید که کلیه کارهای پروژه، نحوه انجام آنها و زمان انجام آن کارها مشخص شده باشد.
متخصصین کنترل پروژه حتما می باید در ابتدا ( قبل از تصویب و شروع عملیات اجرایی)و در مدت اجرای پروژه ها ، بودجه بندی پروژه را با استفاده از روش ها و مدل های بودجه بندی در دستور کار خود قرار دهند.
نمونه‌ای از هزینه‌های پروژه:
· خرید مواد و مصالح،
· خرید تجهیزات
· نیروی انسانی
· خرید زمین
· مجوزات
· طراحی
· و..
درآمدهای پروژه:
از جمله درآمدهای پروژه می توان به پیش فروش و یا فروش محصول پروژه در قالب ، سهام ، تهاتر و یا فروش نقدی اشاره نمود .
عدم وجود بودجه بندی اصولی و دقیق باعث میشود در طول عمر پروژه تمام خرید ها و پیمانها بر اساس خواسته و نظرات افراد تامین و یا اجرا شود و در نهایت قیمت تمام شده پروژه رقمی شود که شاخص های درآمدی ما را تحت تاثیر قراردهد.
موضوع مهم دیگر روش های تامین مالی پروژه می باشد که باعث تاثیر مستقیم در قیمت تمام شده پروژه میشود. با توجه به تقدینگی کم در پروژه ها بیشتر پیمانکاران و سازندگان ترجیح می دهند از طریق سهام ، پیش فروش و یا اعتبارهای بانکی بودجه مورد نیاز خود را جهت تامین نقدینگی پروژه تامین کنند. که هر کدام از این روش ها مسلما بهره و یا امتیازهای را برای مشتریان و شرکا بدنبال دارد .
حوزه های کاری در نظام بودجه بندی پروژه ها:
جهت پیاده سازی و بودجه بندی در پروژه می باید این سه گروه در حوزه های زیر در تعامل باشند.
واحد برنامه ریزی هدف گذاری ، برنامه ریزی ، بودجه بندی را به عهده دارد.
واحد مالی مدیریت منابع و مصارف ، مدیریت قراردادها ، مدیریت خرید را به عهده دارد.
واحد اجرایی مدیریت پروژه ها ، مدیریت پیمانکاران ، مدیریت اسناد و مدارک فنی ، ارزیابی پیمانکاران را به عهده دارد.
حوزه اجرایی
حوزه اجرا بعنوان یکی از مهمترین فرآیندهای اصلی سازمان توسط مدیران پروژه و عوامل متخصص مربوطه پیگیری و اقدام شده و پاسخگوی انتظارات و نتایج اقدامات در چارچوب اهداف " کیفیت ، هزینه ،زمان " خواهند بود.
حوزه برنامه ریزی
در چرخه عمر هر یک از پروژه ها با توجه به اهداف و منشور پروژه ، فعالیتها پروژه را مطابق با ساختاری شکست (WBS) تنظیم شده پروژه برنامه ریزی و کنترل می نماید . در این مرحله از کار می باید برنامه ریزی بودجه پروژه بر اساس ساختاری شکست (CBS) تنظیم شود .
حوزه مالی
حوزه مالی در طول مدت اجرای پروژه با تامین منابع مالی پروژه و همچنین با مدیریت در بخش قراردادهای اجرا و تامین و برآورد نمودن نیازمندی های مالی بخش اجرایی نقش مهمی در روند اجرایی پروژه خواهد داشت.
تاثیر مدیریت جریان نقدی و توزیع بودجه در اجرای پروژه
مدیریت جریان نقدینگی مهمترین وظیفه مدیر پروژه است که با همکاری دفتر برنامه ریزی و کنترل پروژه انجام میشود.
مدیریت جریان نقدی در واقع مدیریت پول مورد نیاز برای تحویل پروژه می باشد..
زمانیکه منابع پروژه برنامه ریزی و برآورده شد، خیلی مهم است که مدیر پروژه زمانبندی و جدول برنامه ریزی منابع پروژه را مطابق زمانبندی تدوین شده بررسی کند تا از همتراز بودن منابع اطمینان حاصل کند. به عبارت دیگر، تخصیص منابع بیش از اندازه نباشد این موضوع باعث میشود جریان نقدینگی پیش بینی شده مطابق با زمانبندی مصوب تناسب داشته و در طول اجرای پروژه، سازمان باعث محدودیت های مالی نشود.. چنانچه در مراحل اولیه متوجه این خطاها نشویم، ما را به سمت هزینه‌های برنامه‌ریزی نشده سوق خواهد داد.
تمامی فرانیدهای پروژه در کنار هم برای رسیدن به محصول پروژه در خدمت هستند.مدیریت پروژه با همکاری تیم فنی و برنامه ریزی پروژه با برآورد دقیق بودجه مورد نیاز پروژه و درخواست اعلام نقدینگی در زمان های مورد نظر یکی از مهمترین عوامل موثر در اجرای به موقع عملیات اجرایی پروژه را آماده می سازد.
موضوع برآورد هزينه مصالح و تجهيزات و محاسبه هزينه كارهاي مهندسي، ساخت، عمليات اجرايي نصب و راه‌اندازي پروژه،اهميت خاص دارد. اكثر كارفرما‌ها و پيمانكاران با استفاده از كارشناسان ورزيده و بكارگيري فنون ويژه، در برآورد و پيش‌بيني دقیق هزينه‌هاي اجراي پروژه، تلاش مي‌كنند .
با برنامه ریزی و براورد دقیق هزینه های پروژه می توان زمانبندی عملیات اجرای پروژه را در در زمانهایی مقرر به اتمام برسانید.
کنترل شاخص های بودجه در پروژه :
واضح است که وقتی جریان نقدینگی پروژه را تهیه می‌کنید چون اطلاعات آن از جنس پول است بیشتر از دیگر مباحث پروژه موردتوجه قرار گیرد این موضوع باعث میشود تمامی ذینفعان کلیدی پروژه با وضعیت بودجه برآورد شده را با هزینه واقعی پروژه در طول مدت اجرای رصد و کنترل نمایند.
از مهمترین شاخص های کنترلی ، مقایسه هزینه واقعی صرف شده با پیشرفت فیزیکی پروژه در دوره های کاری میباشد. مسلما انحراف زمانبندی و بودجه از عوامل مهم بازبینی و اصلاحات برنامه ریزی می باشد.
شاخص های کنترلی هزینه در طول مدت اجرای پروژه به شرح ذیل می باشد:
هزینه واقعیActual costیا AC
هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار می باشد که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می شود. هرگاه صحبت ازAC به میان می‌آید، مجموعAC تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه مدنظر خواهد بود.
ارزش برنامهاي (PV & BCWS) :
ارزش برنامهاي (PV) را هزينهي بودجه شده براي کار زمانبندي شده (BCWS) تعريف مينمايند و آن بخشي از هزينهي براوردي برنامهريزي شدهي مصوبي است که در طول يک دورهي معين از فعاليت خرج ميشود . در واقع ارزشهاي برنامهاي همان بودجهي تخصيصي در هر دورهي زماني از مدت زمان فعاليتها ميباشد که در شروع پروژه برآورد ميگردد.
PV=Plan% Complete * BAC
به عبارتی درصد پیشرفت برنامه ای پروژه در بودجه کل پروژه
BAC :معادل بودجه کل پروژه است که در ابتدا برنامه ریزی شده است.
Plan% Complete :معادل درصد پیشرفت برنامه ای پروژه
ارزش کسب شده-Earned ValueیاEV--
ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار
ادامه مطلب
