مدیریت تدارکات پروژه، شامل فرآیندهای خرید یا دریافت محصولات، خدمات یا نتایج مورد نیازازخارج تیم پروژه است و همچنین دربرگیرنده همه قراردادهای منعقد شده با یک سازمان خارجی (خریدار).

برنامه ریزی تدارکات، مدیریت تدارکات، نظارت و خاتمه تدارکات، چهارفرآیند این بخش مدیریت پروژه، با یکدیگر و با فرآیند های حوزه های دانش دیگر، در تعامل می باشند.

این فرآیند ها با قراردادهایی که اسناد حقوقی بین خریدار و فروشنده بوده ، درارتباط می باشند.

مسئولیت تیم مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل کند که تمام اقدامات مربوط به تدارکات، نیازهای خاص پروژه را در راستای    سیاست های حوزه تدارکات سازمان، تامین می نماید.

یک پروژه می تواند شامل مدیریت همزمان یا متوالی چندین قرارداد باشد. گاهی فروشنده، کار را به عنوان یک پروژه مدیریت میکند.

مدیریت تدارکات؛ فرآیند کسب پاسخ های فروشنده، انتخاب و اعطای قرارداد است.

دراین فرآیند تیم مربوطه مناقصات یا پیشنهادات را دریافت می کند و از معیارهای ارزیابی تعریف شده قبلی، جهت انتخاب یک یا چند فروشنده ای که برای انجام کار، واجد شرایط و به عنوان فروشنده نیز قابل پذیرش باشند، استفاده می نماید.

دراین فرآیند یک لیست کوتاه از فروشندگان واجد شرایط را می توان براساس پیشنهاد اولیه تعیین نمود.

 

برنامه ریزی تدارکات

برنامه ریزی تدارکات؛ فرآیند مستند سازی تصمیمات مربوط به خرید پروژه، تعریف رویکرد و شناسایی فروشندگان بالقوه است.

این فرآیند تعیین کننده پشتیبانی خارجی، آن چیزی که باید تامین گردد، چگونگی تامین، میزان مورد نیاز جهت تامین و زمان تامین را بر عهده دارد. این فرآیند شامل در نظر گرفتن ریسک های مرتبط با هر یک از تصمیمات مربوط به ساخت یا خرید و همچنین بازبینی نوع قرارداد برنامه ریزی شده، جهت در نظر گرفتن کاهش ریسک ها و گاهی اوقات ریسک ها به فروشنده، می باشد.

 

مدیریت تدارکات:

مدیریت تدارکات؛ فرآیند کسب پاسخ های فروشنده، انتخاب و اعطای قرارداد است.

دراین فرآیند تیم مربوطه مناقصات یا پیشنهادات را دریافت می کند و از معیارهای ارزیابی تعریف شده قبلی، جهت انتخاب یک یا چند فروشنده ای که برای انجام کار، واجد شرایط و به عنوان فروشنده نیز قابل پذیرش باشند، استفاده می نماید.

دراین فرآیند یک لیست کوتاه از فروشندگان واجد شرایط را می توان براساس پیشنهاد اولیه تعیین نمود.

 

نظارت تدارکات:

نظارت تدارکات؛ فرآیند روابط تدارکات، نظارت بر عملکرد قرارداد و ایجاد تغییرات و اصلاحات مورد نیازاست که اطمینان می دهدعملکرد فروشنده، الزامات تدارکات را تامین نموده و خریدار، طبق ضوابط قرارداد قانونی، عمل می نماید.

این فرآیند یک بخش مدیریت مالی جهت نظارت بر پرداخت به فروشندگان دارد.

نظارت تدارکات، به بازبینی و مستند سازی کاری که فروشنده، طبق قرارداد انجام میدهد، می پردازد و اقدامات اصلاحی مورد نیاز را تعیین می کند که ممکن است از نتیجه این بازبینی به عنوان سنجش شایستگی فروشنده برای پروژه های آتی استفاده شود.

خاتمه تدارکات:

خاتمه تدارکات؛ فرآیند تکمیل هر یک از تدارکات پروژه است. این فرآیند مدیریت فعالیت هایی از قبیل نهایی کردن ادعاهای باز، به روز رسانی سوابق جهت انعکاس نتایج نهایی و بایگانی اطلاعات برای استفاده آتی را بر عهده می گیرد.

 فسخ زود هنگام قرارداد، حالت خاصی از خاتمه تدارکات است که   می تواند از یک توافق دو طرفه بین طرفین در غیاب یکی از طرفین، یا جهت منفعت خریدار اگر در قرارداد پیش بینی شده باشد، ناشی شود.